Księgowość z podwójnym wpisem to koncepcja, że każda transakcja księgowa ma dwa skutki dla finansów firmy. Księga główna jest zapisem dwóch stron każdej transakcji. Jeśli firma sprzedaje produkt, jego przychody rosną, a gotówka wzrasta o równą kwotę. Kiedy firma pożycza środki od wierzyciela, saldo środków pieniężnych wzrasta, ale saldo zadłużenia firmy wzrasta o tę samą kwotę.
System podwójnego zapisu tworzy bilans składający się z aktywów, pasywów i kapitału własnego. Bilans jest zrównoważony, ponieważ aktywa firmy zawsze będą równe jej zobowiązaniom powiększonym o kapitał własny. Aktywa obejmują wszystkie przedmioty będące własnością firmy, takie jak zapasy, gotówka, maszyny, budynki, a nawet wartości niematerialne, takie jak patenty. Zobowiązania reprezentują wszystko, co firma jest winna komuś innemu, takie jak krótkoterminowe zobowiązania należne od dostawców lub długoterminowe obligacje należne bankowi. Kapitał własny reprezentuje udział właścicieli w spółce. Kapitał własny może obejmować wszelkie wkłady wniesione przez właścicieli na rzecz spółki, plus zyski spółki lub minus straty spółki.
Każdy wpis ma stronę „debetową” i „kredytową”, zapisaną w księdze głównej. Konta aktywów rosną po obciążeniu i maleją po uznaniu. I odwrotnie, zobowiązania i kapitały rosną po uznaniu i zmniejszają się po obciążeniu. Jeśli składnik aktywów wzrośnie w wyniku obciążenia, wówczas strona kredytowa pozycji wpłynie na inny składnik aktywów poprzez jego zmniejszenie lub wpłynie na rachunek zobowiązań lub kapitału własnego, zwiększając go, aby utrzymać równowagę aktywów = pasywów + równanie kapitału własnego.
Na przykład, jeśli Lucie otworzy nowy sklep spożywczy, może rozpocząć działalność, przeznaczając część własnych oszczędności w wysokości 100 000 USD na firmę. Pierwszym wpisem do księgi głównej będzie debet na rzecz Cash, zwiększenie aktywów spółki i kredyt na Equity, zwiększający udział Lucie w spółce. Jeśli Lucie kupi jakieś półki za 5000 USD na firmowej karcie kredytowej, następnym wpisem do księgi głównej będzie debet na sprzęcie za 5000 USD, co zwiększy aktywa firmy i kredyt na kartę kredytową za 5000 USD, zwiększając zobowiązania firmy.
Dla każdego konta może być przechowywana księga pomocnicza, która będzie stanowić tylko połowę wpisu. Księga główna ma jednak zapis dla obu połówek wpisu. Kiedy Lucie kupuje regały, księga pomocnicza Sprzętu pokazywałaby tylko połowę wpisu, który jest obciążeniem Sprzętu za 5000 USD. W księdze podrzędnej karty kredytowej będzie znajdować się zapis drugiej połowy wpisu, kredyt w wysokości 5000 USD. Do księgi głównej zostaną dodane dwie linie, z których każda zawiera zarówno obciążenie, jak i kredyt w wysokości 5000 USD.
Według Wall Street Journal wczesne użycie systemu podwójnego wejścia zostało udokumentowane przez Lucę Pacioli w XV wieku. Księgowi w 1400 roku używali długopisu i papieru do prowadzenia dokumentacji, skrupulatnie śledząc każdy podwójny wpis. Dzisiejsi księgowi zazwyczaj nie używają fizycznej księgi głównej; jednak nowoczesne oprogramowanie księgowe stosuje tę samą zasadę księgowania dwóch wpisów do księgi głównej dla każdej transakcji.
