Co to jest rozrachunek z dostawcami (AP)?
Zobowiązania (AP) to konto w księdze głównej, które reprezentuje zobowiązanie firmy do spłaty krótkoterminowego zadłużenia wobec wierzycieli lub dostawców. Inne powszechne użycie „AP” odnosi się do działu lub działu biznesowego, który jest odpowiedzialny za dokonywanie płatności należnych przez firmę na rzecz dostawców i innych wierzycieli.
Kluczowe dania na wynos
- Zobowiązania do zapłaty to kwoty należne dostawcom lub dostawcom za otrzymane towary lub usługi, które nie zostały jeszcze opłacone. Suma wszystkich zaległych kwot należnych dostawcom jest wykazywana jako saldo zobowiązań w bilansie spółki. Zwiększenie lub zmniejszenie sumy AP z poprzedniego okresu pojawia się na rachunku przepływów pieniężnych. Kierownictwo może zdecydować się na spłatę zaległych rachunków jak najbliżej terminów płatności, aby poprawić przepływ środków pieniężnych.
Konta do zapłaty
Zrozumienie zobowiązań (AP)
Saldo zobowiązań ogółem firmy (AP) w określonym momencie pojawi się w bilansie w części dotyczącej bieżących zobowiązań. Zobowiązania do zapłaty to długi, które należy spłacić w danym okresie, aby uniknąć niewykonania zobowiązania. Na poziomie korporacyjnym AP odnosi się do krótkoterminowych spłat zadłużenia wobec dostawców. Zobowiązanie to zasadniczo IOU krótkoterminowe od jednej firmy do innej firmy lub podmiotu. Druga strona rejestrowałaby transakcję jako zwiększenie swoich należności w tej samej wysokości.
Zobowiązania (AP) to ważna liczba w bilansie firmy. Jeśli AP wzrośnie w poprzednim okresie, oznacza to, że firma kupuje więcej towarów lub usług na kredyt, niż płacić gotówką. Jeżeli AP spadnie, oznacza to, że spłaca zadłużenie z poprzedniego okresu w szybszym tempie niż kupuje nowe produkty na kredyt. Zarządzanie zobowiązaniami jest kluczowe w zarządzaniu przepływami pieniężnymi firmy.
W przypadku zastosowania metody pośredniej do przygotowania rachunku przepływów pieniężnych wzrost lub spadek netto AP z poprzedniego okresu pojawia się w górnej części, przepływ środków pieniężnych z działalności operacyjnej. Kierownictwo może wykorzystać AP do pewnego stopnia manipulowania przepływami pieniężnymi firmy. Na przykład, jeśli kierownictwo chce zwiększyć rezerwy gotówkowe na określony czas, może wydłużyć czas potrzebny firmie na spłatę wszystkich zaległych rachunków w AP. Jednak tę elastyczność w zakresie płatności w późniejszym okresie należy porównać z bieżącymi relacjami, jakie firma utrzymuje ze swoimi dostawcami. Zawsze dobrą praktyką biznesową jest płacenie rachunków w wyznaczonym terminie.
Rejestrowanie zobowiązań (AP)
Prawidłowe prowadzenie księgowości z podwójnym wpisem wymaga, aby zawsze istniała kompensująca kwota debetowa i kredytowa dla wszystkich wpisów do księgi głównej. Aby ewidencjonować zobowiązania, księgowy uznaje zobowiązania płatne po otrzymaniu rachunku lub faktury. Odliczenie debetowe dla tego wpisu zazwyczaj dotyczy rachunku wydatków dla towaru lub usługi, które zostały zakupione na kredyt. Obciążenie może również dotyczyć konta aktywów, jeżeli zakupiony przedmiot był aktywem podlegającym kapitalizacji. Po opłaceniu rachunku księgowy obciąża zobowiązania w celu zmniejszenia salda zobowiązań. Kredyt wyrównawczy jest dokonywany na rachunek pieniężny, co również zmniejsza saldo środków pieniężnych.
Wyobraź sobie na przykład, że firma otrzymuje fakturę w wysokości 500 USD na materiały biurowe. Gdy dział AP otrzymuje fakturę, rejestruje 500 USD kredytu na rozrachunkach z odbiorcami i 500 USD obciążenia kosztów biurowych. W tym momencie obciążenie rachunku kosztów biurowych w wysokości 500 USD przechodzi do rachunku zysków i strat, więc firma zarejestrowała transakcję zakupu, mimo że nie wypłacono gotówki. Jest to zgodne z rachunkowością memoriałową, w której koszty są ujmowane w momencie poniesienia, a nie w przypadku zmiany środków pieniężnych. Następnie firma płaci rachunek, a księgowy wprowadza na rachunek gotówkowy kredyt w wysokości 500 USD i debet w wysokości 500 USD na rachunki do zapłaty.
Firma może mieć jednocześnie wiele otwartych płatności dla dostawców. Wszystkie zaległe płatności należne dostawcom są rejestrowane w zobowiązaniach. W rezultacie, jeśli ktoś spojrzy na saldo zobowiązań, zobaczy całkowitą kwotę, jaką firma jest winna wszystkim swoim dostawcom i pożyczkodawcom krótkoterminowym. Ta całkowita kwota pojawia się w bilansie. Na przykład, jeśli powyższa firma otrzyma również fakturę za usługi pielęgnacji trawnika w wysokości 50 USD, suma obu zapisów na rachunkach wyniesie 550 USD, zanim firma spłaci te długi.
Zobowiązania kontra zobowiązania handlowe
Chociaż niektóre osoby używają zamiennie zwrotów „zobowiązania” i „zobowiązania handlowe” zamiennie, odnoszą się one do podobnych, ale nieco odmiennych sytuacji. Zobowiązania handlowe stanowią pieniądze, które firma jest winna swoim dostawcom za towary związane z zapasami, takie jak materiały firmowe lub materiały, które są częścią zapasów. Zobowiązania obejmują wszystkie krótkoterminowe długi lub zobowiązania spółki.
Na przykład, jeśli restauracja jest winna pieniądze firmie produkującej żywność lub napoje, przedmioty te są częścią ekwipunku, a zatem częścią zobowiązań handlowych. Tymczasem zobowiązania wobec innych firm, takich jak firma, która czyści mundury personelu restauracji, należą do kategorii zobowiązań. Obie te kategorie należą do szerszej kategorii zobowiązań, a wiele firm łączy obie w ramach terminu płatności.
Rozrachunki z kontrahentami
Należności i zobowiązania są zasadniczo przeciwieństwami. Zobowiązania to pieniądze, które firma jest winna swoim dostawcom, natomiast należności to pieniądze, które są winne firmie, zazwyczaj przez klientów. Kiedy jedna firma dokonuje transakcji z inną na kredyt, jedna rejestruje zapis na rachunkach do zapłaty w swoich księgach, a druga rejestruje zapis na rachunkach.
