Co to jest system informacji o rachunkowości (AIS)?
System informacji księgowej (AIS) obejmuje gromadzenie, przechowywanie i przetwarzanie danych finansowych i księgowych wykorzystywanych przez użytkowników wewnętrznych do zgłaszania informacji inwestorom, wierzycielom i organom podatkowym. Zasadniczo jest to komputerowa metoda śledzenia działań księgowych w połączeniu z zasobami technologii informatycznych. AIS łączy tradycyjne praktyki rachunkowe, takie jak stosowanie ogólnie przyjętych zasad rachunkowości (GAAP), z nowoczesnymi zasobami informatycznymi.
Jak wykorzystywane są systemy informacji o rachunkowości (AIS)
System informacji księgowej zawiera różne elementy ważne w cyklu rozliczeniowym. Chociaż informacje zawarte w systemie różnią się w zależności od branży i wielkości firmy, typowy system AIS obejmuje dane dotyczące przychodów, wydatków, informacji o klientach, informacji o pracownikach i informacji podatkowych. Szczegółowe dane obejmują zamówienia sprzedaży i raporty analityczne, zapotrzebowania na zakup, faktury, rejestry czekowe, zapasy, listy płac, księgi rachunkowe, saldo próbne oraz informacje na temat sprawozdań finansowych.
System informacji księgowej musi mieć strukturę bazy danych do przechowywania informacji. Ta struktura bazy danych jest zwykle programowana za pomocą języka zapytań, który umożliwia manipulowanie tabelami i danymi. AIS ma wiele pól do wprowadzania danych, a także do edycji wcześniej zapisanych danych. Ponadto systemy informacji księgowych są często wysoce zabezpieczonymi platformami, na których podejmowane są działania zapobiegające wirusom, hakerom i innym zewnętrznym źródłom próbującym gromadzić informacje. Cyberbezpieczeństwo ma coraz większe znaczenie, ponieważ coraz więcej firm przechowuje swoje dane elektronicznie.
Różne wyniki systemu informacji księgowej są przykładem wszechstronności jego możliwości manipulacji danymi. AIS tworzy raporty, w tym raporty dotyczące wiekowania wierzytelności na podstawie informacji o klientach, harmonogramy amortyzacji środków trwałych i salda próbne na potrzeby sprawozdawczości finansowej. Listy klientów, obliczenia podatkowe i poziomy zapasów mogą być również powielane. Jednak korespondencja, notatki lub prezentacje nie są uwzględniane w AIS, ponieważ pozycje te nie są bezpośrednio związane ze sprawozdawczością finansową lub księgową firmy.
Korzyści z systemów informatycznych rachunkowości
Interfejsy międzywydziałowe
System informacji księgowej stara się łączyć wiele działów. W ramach systemu dział sprzedaży może przesłać budżet sprzedaży. Informacje te są wykorzystywane przez zespół zarządzający zapasami do przeprowadzania inwentaryzacji zapasów i zakupu materiałów. Po zakupie zapasów system może powiadomić dział rozliczeń o nowej fakturze. AIS może również udostępniać informacje o nowym zamówieniu, aby działy produkcji, wysyłki i obsługi klienta wiedziały o sprzedaży.
Kontrole wewnętrzne
Integralna część systemów informacji księgowej dotyczy kontroli wewnętrznej. W systemie można umieścić zasady i procedury, aby zapewnić zachowanie poufnych informacji o kliencie, dostawcy i firmie w firmie. Dzięki wykorzystaniu fizycznych zatwierdzeń dostępu, wymagań logowania, dzienników dostępu, autoryzacji i podziału obowiązków użytkownicy mogą być ograniczeni tylko do odpowiednich informacji niezbędnych do wykonywania ich funkcji biznesowych.
