Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to metodologia zorientowana na procesy, która integruje systemy stosowane w różnych działach firmy, umożliwiając łatwy i jednolity przepływ informacji pod określonymi kontrolami, wspomagany przez aplikacje i określone najlepsze praktyki.
W tym artykule opisano narzędzia używane w ERP i ich cechy charakterystyczne dla różnych funkcji, które obsługują. Aby lepiej zrozumieć narzędzia, zacznijmy od wymagań funkcjonalnych.
Co jest potrzebne z systemu ERP?
Każdy system ERP musi zasadniczo spełniać następujące wymagania funkcjonalne.
- Musi to być zunifikowany system z łatwymi w użyciu aplikacjami i interfejsami, który działa płynnie w wielu działach z niezbędnym kontrolowanym dostępem Wspólna baza danych (lub wiele, ale współużytkowanych baz danych) dostępna za pośrednictwem różnych aplikacji Wyszukiwanie i narzędzia raportowania do generowania raportów na podstawie różnych parametry (takie jak „wszystkie niezamówione zamówienia od wczoraj w kategorii„ zabawki ”) Skalowalność, dostosowanie i łatwa integracja modułów ad hoc, w razie potrzeby
Narzędzia spełniające wymagania ERP:
Aby spełnić potrzeby wyżej wymienionych wymagań funkcjonalnych, następujące narzędzia i aplikacje są obowiązkowo zintegrowane z systemem ERP.
Przechowywanie danych i zarządzanie informacjami z ustalonym przepływem pracy między różnymi działami i funkcjami są podstawą każdego systemu ERP. Dostępnych jest wiele rozwiązań i narzędzi do przechowywania danych, w tym relacyjne bazy danych firm takich jak Oracle, Sybase, DB2 oraz bezpłatne oferty typu open source, takie jak Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby itp. Inne narzędzia zarządzania informacjami mogą obejmować systemy zarządzania treścią (CMS) i aplikacje repozytorium.
W zależności od branży i wymaganych funkcji należy wybrać odpowiednią. Producent może uznać transakcyjną bazę danych, taką jak Oracle lub MySQL, za bardziej istotną, ponieważ dane transakcyjne przemieszczają się w różnych stanach (od produkcji po zapasy, przechwytywanie zamówień, sprzedaż i status dostaw). Z drugiej strony firma zajmująca się pisaniem treści online może znaleźć system repozytorium CMS z kontrolą wersji, który lepiej odpowiada ich potrzebom.
Baza danych lub repozytorium może być pojedynczą scentralizowaną lub wielokrotną z automatycznym przepływem danych z jednej bazy danych do drugiej. Zdefiniowany przepływ pracy zapewnia płynny przepływ danych. Bazy danych mogą być hostowane lokalnie lub zdalnie, a nawet w chmurze.
· Aplikacje i interfejsy z odpowiednią kontrolą uprawnień:
Przechowywanie i zarządzanie danymi wymaga przetwarzania tylko do odczytu lub edycji. Po wytworzeniu przedmioty należy oznaczyć jako gotowe zapasy. Dział zarządzania zapasami aktualizuje go jako gotowy do sprzedaży. Po zakupie produkt powinien zostać zaktualizowany do stanu sprzedanego i tak dalej. Aby to osiągnąć, łatwe w użyciu aplikacje i interfejsy stanowią integralną część każdego systemu ERP, który ma również zdefiniowane elementy sterujące i uprawnienia. Na przykład, gdy element zostanie oznaczony jako sprzedany, tylko operatorzy działu logistyki powinni mieć możliwość jego dalszej aktualizacji, a ci z działu produkcji lub magazynu powinni mieć dostęp tylko do widoku.
Podobnie w przypadku narzędzia ERP do pisania treści, gdy pisarz prześle treść do edytora do recenzji, tylko edytor powinien móc go zmodyfikować, aby uniknąć powielania i konfliktów treści.
Aby umożliwić wbudowanie takich kontroli, aplikacji i interfejsów opartych na uprawnieniach, dowolne rozwiązanie ERP, które może być oparte na przeglądarce, instalacjach stacjonarnych lub aplikacjach na tablety / urządzenia mobilne. Zespół produkcyjny w stacjonarnym miejscu preferuje interfejs stacjonarny, a zespół sprzedaży stale w ruchu skorzysta z interfejsu przeglądarki lub aplikacji mobilnej.
System ERP składa się z wielu modułów i repozytoriów danych, w których aktualizacje danych i działania odbywają się zgodnie z logicznie zdefiniowaną sekwencją opartą na potrzebach biznesowych. To stanowi przepływ pracy. Przepływ pracy można uznać za umysł kontrolujący różne funkcje ciała (przepływ krwi, powietrza, żywności i innych zasobów, ruchy części ciała itp.). Jasno określony przepływ pracy z odpowiednim dostępem na różnych poziomach jest niezbędną częścią każdego rozwiązania ERP.
Do powszechnie używanych narzędzi wdrażanych w ramach ERP należą Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM itp.
Generowanie raportów na poziomie zarządzania, na poziomie działu, na poziomie zespołu lub na poziomie indywidualnym jest kolejnym ważnym wymogiem dla systemu ERP. Zwykle jest dostępny w formie pulpitu nawigacyjnego (z widokiem danych w czasie rzeczywistym - wyświetlającym takie informacje, jak zamówienia otrzymane, ale jeszcze nie wysłane, nieudane płatności z ostatniego tygodnia itp.) Lub raporty z możliwością dostosowania generowane w typowych słowach lub danych aplikacje do edycji, takie jak arkusze kalkulacyjne.
Większość narzędzi do raportowania i pulpitów nawigacyjnych działa w czasie rzeczywistym (lub z minimalnym opóźnieniem). Podobnie jak aplikacje używane przez działy do aktualizacji danych, te narzędzia raportowania / widoki pulpitu są dostępne jako instalacje przeglądarkowe lub stacjonarne. Obejmują one również funkcje raportowania na koniec dnia, oferujące wysyłanie raportów e-mailem z wykresami / wykresami / tabelami w postaci załączników Microsoft Excel lub Word.
· Narzędzia komunikacji:
W każdym systemie działającym w wielu działach komunikacja jest obowiązkowa. Systemy ERP ułatwiają to, oferując narzędzia do automatycznego generowania poczty opartej na działaniu, wiadomości błyskawicznych, czatu lub ogólnych funkcji transmisji na poziomie indywidualnym i grupowym. Powiedzmy, że gdy zamówienie zostanie oznaczone jako „Gotowe do wysyłki”, należy uruchomić automatyczny mailer do działu logistyki, aby rozpocząć proces wysyłki; Lub jeśli w kuchni sklepu z pizzą wystąpił problem, do wszystkich innych działów można wysłać ogólną wiadomość, aby przestać przyjmować dalsze zamówienia.
Dodatkowe funkcje czatu (takie jak Lync, Chatter lub Yammer) są włączone, aby umożliwić łatwą i natychmiastową komunikację.
Oprócz powyższych narzędzi, które są integralną częścią każdego systemu ERP, istnieją dodatkowe, które można zintegrować w razie potrzeby:
Wiele narzędzi analitycznych można zintegrować z systemem ERP w celu analizy biznesowej, analizy predykcyjnej, eksploracji danych i powiązanych analiz. Te narzędzia analityczne służą do uzyskiwania cennych informacji na temat podejmowania strategicznych decyzji biznesowych w oparciu o dostępne dane (takie jak śledzenie zachowań konsumentów podczas zakupów na wakacje, wyniki porównawcze produktów na półce w kolorze czerwonym, które mają większą sprzedaż niż produkty na półce w kolorze niebieskim itp.)
· Narzędzia do alokacji zasobów i planowania zadań:
Systemy ERP mogą również integrować narzędzia do alokacji zasobów między działami i zadaniami (dla branż pracochłonnych). Narzędzia te działają na prostej zasadzie określonego czasu potrzebnej na zadanie / projekt w stosunku do harmonogramu dostępności zasobów. Po zakończeniu zadania zasobie automatycznie przypisywane jest nowe zadanie pasujące do jego umiejętności lub umieszczane w puli na następne zadanie. Narzędzia mają funkcję ręcznej interwencji na poziomie przełożonego w przypadku opóźnienia zadania. Korzyści obejmują wyraźny wgląd w bieżące i przyszłe obciążenie pracą, optymalne wykorzystanie zasobów, badanie możliwości automatyzacji itp.
· Inne dodatkowe funkcje: systemy ERP mogą integrować moduły do zarządzania zasobami ludzkimi, zarządzania projektami, systemów śledzenia czasu, zarządzania dokumentami itp., Zgodnie z potrzebami biznesowymi. Dostępnych jest wiele narzędzi specyficznych dla każdej branży i typu funkcji, a dostawcy ERP zapewniają zainteresowanym klientom pomoc w wyborze najlepszego dopasowania. Internet jest zawsze dostępny do samodzielnej pomocy w uzyskaniu wymaganych informacji.
Dolna linia:
ERP jest złożoną strukturą do wdrożenia i zwykle potrzebuje dedykowanego dostawcy do wdrożenia. Dwa duże wąskie gardła zidentyfikowane przy wdrożeniach ERP to wysokie koszty i nieprzestrzeganie najlepszych praktyk. Podczas gdy koszty można do pewnego stopnia ograniczyć poprzez staranną wycenę różnych dostawców i ocenę bezpłatnych narzędzi typu open source, inne wyzwania związane z awariami wynikające z nieprzestrzegania najlepszych praktyk można złagodzić poprzez ukierunkowane szkolenie pracowników. Właściwa ocena na początkowych etapach, współpraca z dostawcami posiadającymi odpowiednią wiedzę fachową i jasne określenie wymagań od samego początku pomoże w sprawnym i udanym wdrożeniu narzędzi ERP. (W celu zapoznania się z tym tematem zobacz „Studia przypadków udanego planowania zasobów przedsiębiorstwa”)
