Koszty opłacone z góry nie są początkowo rejestrowane w rachunku zysków i strat. Zamiast tego opłacane z góry koszty są początkowo rejestrowane w bilansie, a następnie, gdy korzyści z opłaconych z góry kosztów zostaną zrealizowane lub w momencie poniesienia, są ujmowane w rachunku zysków i strat.
Kiedy firma dokonuje przedpłaty na koszt, jest ujmowana w bilansie jako przedpłacony składnik aktywów, przy jednoczesnym rejestrowaniu zapisu, który zmniejsza gotówkę (lub rachunek płatniczy) firmy o tę samą kwotę. Większość przedpłaconych wydatków pojawia się w bilansie jako składnik aktywów obrotowych, chyba że wydatek zostanie poniesiony dopiero po upływie 12 miesięcy, co jest rzadkością.
Następnie, w momencie poniesienia kosztu, rozliczenie międzyokresowe rachunku kosztów jest pomniejszane o kwotę kosztu, a koszt jest ujmowany w rachunku zysków i strat spółki w okresie, w którym został poniesiony.
Czy ubezpieczenie jest zaliczane na poczet kosztów przedpłaconych?
Jedną z najczęstszych form opłacanych z góry wydatków jest ubezpieczenie, które zazwyczaj jest opłacane z góry. Na przykład firma ABC płaci premię w wysokości 12 000 USD za ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej dyrektorów i funkcjonariuszy na nadchodzący rok. Firma płaci z góry za polisę, a następnie co miesiąc dokonuje korekty w celu uwzględnienia poniesionych kosztów ubezpieczenia. Początkowy wpis, w którym obciążamy rachunek przedpłaconych wydatków i uznamy rachunek użyty do pokrycia kosztów, powinien wyglądać następująco:
Następnie, po miesiącu, firma dokonuje korekty stosowanego ubezpieczenia. Firma obciąża odpowiedni rachunek wydatków i zalicza opłacone konto wydatków, aby obniżyć wartość aktywów. Miesięczna korekta dla ABC Spółki wynosiłaby 12 000 USD podzielone przez 12 miesięcy lub 1000 USD miesięcznie. Wpis korygujący na koniec każdego miesiąca wyglądałby następująco:
Czynsz jako wydatek opłacony z góry?
Firmy mogą opłacać czynsz z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, aby uzyskać zniżkę, a może wynajmujący wymaga przedpłaty, biorąc pod uwagę kredyt najemcy. Tak czy inaczej, powiedzmy, że firma XYZ dokonuje przedpłaty za powierzchnię biurową z sześciomiesięcznym wyprzedzeniem, w sumie 24 000 USD. Początkowy wpis jest następujący:
Następnie, gdy kończy się każdy miesiąc, rozliczane z góry konto czynszowe, które jest w bilansie, jest pomniejszane o miesięczną kwotę czynszu, która wynosi 24 000 USD podzieloną przez sześć miesięcy lub 4000 USD miesięcznie. Jednocześnie firma ujmuje koszt czynszu w wysokości 4000 USD w rachunku zysków i strat. W związku z tym wpis dotyczący korekty miesięcznej wyglądałby następująco:
Inne opłacone z góry wydatki
Dodatkowe wydatki, za które firma może zapłacić z góry, obejmują odsetki i podatki. Odsetki zapłacone z góry mogą powstać, gdy firma dokonuje płatności przed terminem płatności. Tymczasem niektóre firmy płacą podatki, zanim staną się należne, na przykład szacunkowa płatność podatku na podstawie tego, co może być należne w przyszłości. Inne mniej powszechne opłacane z góry wydatki mogą obejmować wynajem sprzętu lub mediów.
Jako przykład rozważmy firmę Build Company Inc., która wynajęła sprzęt do prac budowlanych. Firma wypłaciła 1 000 USD 1 kwietnia 2019 r., Aby wynająć sprzęt do pracy, która zostanie wykonana za miesiąc. Firma rozpozna pierwszą transakcję w następujący sposób:
Następnie, gdy sprzęt zostanie użyty i poniesiony zostanie rzeczywisty koszt, firma wprowadzi następujący wpis, aby zmniejszyć rachunek przedpłaconych aktywów i aby koszt czynszu pojawił się w rachunku zysków i strat:
Niezależnie od tego, czy chodzi o ubezpieczenie, czynsz, usługi komunalne, czy inne wydatki opłacone z góry, należy je zapisać na odpowiednim koncie przedpłaconych aktywów. Następnie na koniec każdego okresu lub w momencie faktycznego poniesienia kosztu należy dokonać korekty w celu zmniejszenia rachunku przedpłaconych aktywów i rozpoznania (uznania) odpowiedniego kosztu przychodu, który pojawi się na rachunku zysków i strat.
Dlaczego wstępnie opłacone wydatki nie są początkowo na rachunku zysków i strat?
Wydatki opłacone z góry nie są uwzględniane w rachunku zysków i strat zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP). W szczególności zasada dopasowania GAAP, która wymaga rachunkowości memoriałowej. Rachunkowość memoriałowa wymaga, aby przychody i koszty były wykazywane w tym samym okresie, w którym zostały poniesione, bez względu na to, kiedy gotówka lub wymiana pieniędzy są przekazywane. Oznacza to, że wydatki należy rejestrować w momencie ich poniesienia. W związku z tym opłacone z góry koszty nie są ujmowane w rachunku zysków i strat, ponieważ nie zostały jeszcze poniesione.
