Jakie są płatności Per Diem?
Płatności dzienne to diety wypłacane pracownikom w celu pokrycia kosztów poniesionych podczas podróży służbowej. Wydatki biznesowe zwykle obejmują zakwaterowanie, transport, wyżywienie i wszelkie inne koszty dodatkowe. Per diem - łaciński termin „na dzień” - może również odnosić się do strukturalnego systemu wynagrodzeń, w którym pracownik otrzymuje wynagrodzenie za dzień, a nie za godzinę lub miesiąc.
Kluczowe dania na wynos
- Płatności dietetyczne to dzienne diety wypłacane pracownikom na pokrycie kosztów poniesionych podczas podróży służbowej. Płatności dietetyczne są przydatne, gdy pracownicy podnoszą roczne wydatki biznesowe, takie jak zakwaterowanie, posiłki, podróże itp. Firmy mogą oferować diety dzienne w formie firmowych kart kredytowych, pełne lub częściowe pokrycie kosztów lub stałe stawki dzienne. Większość firm stosuje standardową stawkę ustaloną przez rząd federalny jako wytyczne dla swoich diet.
Zrozumienie płatności według diet
Płatności dzienne są przydatne w przypadku niektórych ról zawodowych, które wymagają długich podróży, powodując, że pracownicy podnoszą roczne wydatki służbowe, takie jak zakwaterowanie, posiłki, podróże i tak dalej. Firmy mają różne systemy w celu pokrycia tych wydatków:
- Firmowe karty kredytowe: Niektóre firmy wydają swoim pracownikom karty kredytowe. Dzięki temu mogą natychmiast płacić za wydatki służbowe podczas pracy bez ponoszenia żadnych kosztów we własnym zakresie. Pełne lub częściowe pokrycie kosztów: Podczas gdy niektóre firmy pokrywają w całości wydatki pracowników, niektóre oferują diety na pokrycie częściowych wydatków - w szczególności za rzeczy takie jak zakwaterowanie, wyżywienie i podróże. Stałe kwoty: wiele korporacji zapewnia swoim pracownikom określoną, stałą stawkę dzienną. Oczekuje się, że pracownicy pokryją całość lub część swoich kosztów dietą.
Płatność dzienna odnosi się również do struktury odszkodowań otrzymywanych przez niektórych pracowników. Pracownicy na diecie otrzymują wynagrodzenie według dnia lub ilości wykonanej pracy. Tego rodzaju pracownicy zwykle pracują na podstawie umów tymczasowych lub krótkoterminowych, w przeciwieństwie do pracy w pełnym wymiarze godzin. Pracownicy służby zdrowia i nauczyciele zastępczy są przykładami pracowników objętych harmonogramem płatności diet.
Uwagi specjalne
Diety dla większości pracowników administracji federalnej są ustalane przez US General Services Administration (GSA). Firmy z polityką płatności diet dziennych na wydatki służbowe stosują tę federalną stawkę diety dziennej jako wskazówkę. Standardowe stawki dla podróży krajowych i międzynarodowych wchodzą w życie 1 października każdego roku. Chociaż stawki ustalone przez rząd Stanów Zjednoczonych oparte są na kosztach życia w mieście firmy, może ustalać stawki wyższe lub niższe od stawki standardowej.
Płatności diet wyższe niż stawka standardowa wymagają, aby pracownik płacił podatek od nadwyżki. Nadwyżka wypłaty znajduje się w polu 12 formularza W-2. Brak złożenia pracodawcy raportu z wydatków w ciągu 60 dni powoduje zazwyczaj zapłatę podatku od pełnej wypłaty dziennej.
Pracownicy są zobowiązani do płacenia podatków od dowolnej kwoty przekraczającej standardową stawkę dzienną.
Płatności dietalne nie są częścią wynagrodzenia pracownika, jeśli płatność jest równa lub niższa od federalnej stawki diet dziennej, a pracownik przekazuje swojemu pracodawcy raport z wydatków biznesowych. Płatności są zwykle liczone jako dochód niepodlegający opodatkowaniu dla pracowników i wykazane osobno od dochodu podlegającego opodatkowaniu na formularzu W-2. Raport wydatków służbowych musi zostać przekazany pracodawcy w ciągu 60 dni od zakończenia podróży i powinien szczegółowo określać cel podróży, datę i lokalizację, a także pokwitowania wydatków pokrywanych z własnej kieszeni.
Per Diems dla osób prowadzących działalność na własny rachunek
Osoby prowadzące działalność na własny rachunek mogą stosować stawkę dzienną jedynie na pokrycie kosztów posiłków. Podobnie jak inni pracownicy, osoby prowadzące działalność na własny rachunek muszą prowadzić rejestr wydatków, zawierający datę, miejsce i cel podróży służbowej. Konieczne może być również zachowanie paragonów, choć w przypadkach, w których tak nie jest, nadal warto je trzymać.
Rodzaje płatności według diety
Firmy różnie obsługują płatności dzienne. Jak wspomniano powyżej, mogą wydawać karty kredytowe, pokrywać pełne lub częściowe wydatki, oferować stałe stawki lub wymagać od pracowników pokrycia wydatków z kieszeni w celu uzyskania zwrotu w późniejszym terminie.
Płatności dzienne mogą pokryć wydatki biznesowe w całości lub w części. Firmy mogą stosować stawkę dzienną na zakwaterowanie i wyżywienie lub stawkę dzienną na pokrycie tylko posiłków. Na przykład częściowa dieta może w sumie wynieść 100 USD na pokrycie kosztów posiłków, a koszty zakwaterowania i koszty dodatkowe pokrywane są z własnej kieszeni. Niektóre firmy dokonują płatności dziennych, wystawiając czeki pracownikowi, wskazując, że jest on oddzielny od dochodów pracownika.
Stałe stawki
Firma, która stosuje stałą dietę dla wydatków biznesowych, zwykle płaci pracownikowi stałą kwotę dziennie. Na przykład opłata dzienna dla konsultanta ds. Technologii informatycznych pracującego przez tydzień w innym mieście może wynosić 200 USD dziennie - 100 USD za zakwaterowanie, 50 USD za jedzenie i 50 USD za koszty dodatkowe.
Koszty dodatkowe to koszty, które nie są wyraźnie określone, ale są ustalane według uznania pracowników. Koszty dodatkowe mogą obejmować koszty transportu, usługi pralni, Internetu, obsługi pokoju, wskazówek dla serwerów i tak dalej. Jeśli pracownik korzysta ze swojego samochodu osobowego w podróży służbowej, otrzyma zwrot kosztów zgodnie ze stawką zwrotu przebiegu usługi Internal Revenue Service (IRS) - stawką opcjonalną stosowaną do obliczania kosztów uzyskania przychodów związanych z prowadzeniem pojazdu w celach biznesowych.
Wydatki z własnej kieszeni
W przypadkach, w których pracownicy są zobowiązani do pokrycia wydatków z góry i na własną rękę, firmy zazwyczaj wymagają od nich zgłoszenia roszczeń. Jeśli roszczenia zostaną zatwierdzone z tytułu wydatków bieżących, firmy wydają swoim pracownikom zwrot kosztów poniesionych na działalność. Ta metoda jest znacznie bardziej czasochłonna, ponieważ wymaga od pracowników przeglądu roszczeń i pokwitowań, zatwierdzenia lub odrzucenia wniosków o zwrot kosztów oraz dokonywania płatności na rzecz pracowników.
Korzyści z płatności Per Diem
Firmy, które korzystają z płatności dziennych i / lub firmowych kart kredytowych, oszczędzają pracownikom czas i kłopot z utrzymywaniem i składaniem pokwitowań. Jeśli płatność została pokryta z diety, a koszt jest niższy niż kwota z diety, płatność jest zatwierdzana bez potrzeby dokumentowania. Jeśli przydzielony pracownikowi koszt posiłku wynosi 100 USD dziennie, każda wydana kwota równa lub mniejsza niż 100 USD na jedzenie dziennie nie wymaga pokwitowań biznesowych. Jednak pracownik wydaje powyżej tej kwoty na jedzenie, pokwitowania będą musiały być składane w jego dziale zasobów ludzkich (HR).
Co stanie się z nadmiarem pieniędzy? Pracownicy mogą zatrzymać niewydane pieniądze. Może to stanowić zachętę do oszczędnościowych wydatków pracowników, którzy lubią oszczędzać.
