Opis planu podsumowującego (SPD) to dokument, który pracodawcy muszą przekazać pracownikom bezpłatnie w programach emerytalnych lub programach świadczeń zdrowotnych objętych programem zabezpieczenia emerytalnego pracowników. SPD jest szczegółowym przewodnikiem po korzyściach, jakie zapewnia program i jak działa plan. Musi opisywać, kiedy pracownicy kwalifikują się do uczestnictwa w programie, jak oblicza się i wypłaca świadczenia, jak ubiegać się o świadczenia i kiedy świadczenia stają się przysługujące.
SPD powinno być w prostym języku, który pracownicy mogą zrozumieć. Musi zawierać nazwę planu i przypisany do niego numer wewnętrzny urzędu skarbowego, nazwę i adres pracodawcy, nazwę i dane kontaktowe administratora planu, oświadczenie o ustawie o przenośności i rozliczalności ubezpieczenia zdrowotnego, ujawnienia ERISA oraz wskazówki, w jaki sposób pracownicy mogą składać dokumenty skarga lub odwołanie.
Kluczowe dania na wynos
- Pracownicy muszą otrzymać podsumowanie opisu planu (SPD) od swoich pracodawców. Plan opisuje korzyści programu i sposób jego działania. Plan musi odpowiadać na konkretne pytania, takie jak nazwa planu, numer przypisany do planu IRS, nazwa i adres pracodawcy oraz oświadczenie o stanie zdrowia i prawach dotyczących odpowiedzialności.
Zrozumienie opisu planu podsumowującego
Kiedy jesteś zatrudniony po raz pierwszy, powinieneś otrzymać SPD obejmujące świadczenia zdrowotne i emerytalne nowego pracodawcy w ciągu 90 dni. Firma może rozpowszechniać dokument w formie elektronicznej, jeśli regularnie korzystasz z komputera w pracy lub w formie papierowej. Jeśli otrzymasz tylko kopię elektroniczną, możesz poprosić o kopię pisemną.
Opis planu podsumowującego powinien odpowiedzieć na twoje pytania
Plan powinien zawierać odpowiedzi na następujące pytania:
- Czy istnieje minimalny wiek wymagany do uczestnictwa w planie? Czy istnieje minimalny wymóg świadczenia usługi, aby uczestniczyć w planie? Jeśli tak, co to jest i jak jest obliczane? Kiedy zaczyna się i kończy rok planu? Czy działa od 1 stycznia do 31 grudnia, czy też ma inne daty rozpoczęcia i zakończenia? Te informacje są ważne dla planów zdrowotnych, ponieważ posiadacze kont muszą wiedzieć, kiedy resetuje się Twój roczny koszt uzyskania przychodu. Czy wnoszę składki do tego planu, czy wszystkie składki pochodzą od mojego pracodawcy? Na przykład, czy mogę przenieść moje 401 (k) od mojego byłego pracodawcy do tego planu? W przypadku planów emerytalnych, w jaki sposób inwestowane są składki pracodawcy i pracownika? Czy są jakieś domyślne inwestycje, na które trafią pieniądze, jeśli nie wybiorę konkretnych opcji inwestycyjnych? Jeśli tak, jakie one są? Jak zmienić wybór inwestycji? Kiedy otrzymam uprawnienia emerytalne? Czy od razu jestem w 100% objęty, czy też muszę pracować dla firmy przez określoną liczbę lat, aby uzyskać częściowe lub całkowite nabycie? Czy mogę pożyczać pieniądze z mojego konta emerytalnego? Jeśli tak, jakie są zasady? Co stanie się z moimi świadczeniami, jeśli stanę się niepełnosprawny? Jeśli odejdę z firmy? Jeśli przejdę na emeryturę? Jeśli umrę? Jeśli skorzystam z urlopu?
Opis planu podsumowującego oferuje pracodawcom ochronę przed procesami sądowymi
Po stronie biznesowej pracodawcy powinni upewnić się, że ich SPD obejmuje wszystko, co powinno. Bez SPD lub nieodpowiedniego SPD pracodawcy narażają się na pozwy pracowników. Dokument SPD, który jest zgodny z wytycznymi ERISA i wyraźnie określa wyłączenia i ograniczenia, ochroni firmę przed możliwymi działaniami prawnymi.
SPD powinno określać, co definiuje pracownika, który jest uprawniony do różnych świadczeń i czy tacy pracownicy obejmują niezależnych wykonawców, pracowników tymczasowych, małżonków, partnerów domowych i dzieci. Ponadto, jeśli 10% lub więcej pracowników mówi w języku innym niż angielski, musisz opublikować SPD również w tych innych językach. Zatrudnienie prawnika, który rozumie prawo ERISA w celu przeglądu SPD przed jego rozpowszechnieniem, może pomóc zapewnić, że dokument jest kompletny, dokładny, dokładny i zgodny z prawem stanowym i federalnym. Utworzenie SPD może zająć miesiące od początku do końca. Upewnij się, że Twoi pracownicy łatwo to zrozumieją, zmniejszy liczbę skarg, pozwów i pytań do zasobów ludzkich od zdezorientowanych pracowników.
Pracodawcy mogą okresowo zmieniać świadczenia, które oferują. Kiedy tak się dzieje, pracodawca musi powiadomić wszystkich pracowników na piśmie, przekazując im poprawioną SPD lub streszczenie istotnych zmian wyjaśniających zmiany w SPD. Firma musi rozesłać powiadomienie w ciągu 60 dni od wejścia w życie zmiany, jeśli zmniejszy ona zasięg lub korzyści. Jeśli zmiany nie zmniejszają zasięgu ani świadczeń, powiadomienie należy rozesłać w ciągu 210 dni po zakończeniu roku planu, w którym zmiana weszła w życie.
