Co to jest plan refundacji?
Ogólny termin na kilka rodzajów planów, które zwracają pracownikom różne rodzaje wydatków związanych z pracą. Wydatki te mogą obejmować koszty leczenia, podróży samochodem, podróży, posiłków i rozrywki. Plany refundacyjne są opracowywane przez pracodawców w celu umożliwienia im zapłaty dokładniejszej kwoty poniesionych wydatków pracowniczych, zamiast konieczności zapewnienia szerokiej ulgi lub zwiększenia odszkodowania na ich pokrycie.
Zrozumienie planu refundacji
Plany refundacyjne mogą przybierać różne formy, takie jak plany rozliczalne i niepodlegające rozliczeniu, świadczenia dodatkowe de minimis lub przejazdy samochodem i dodatki podróżne. Pracownicy nie mogą pobierać żadnych potrąceń osobistych z tytułu wydatków objętych planem refundacji. Pracownicy muszą przedłożyć odpowiednio szczegółową dokumentację wydatków za pomocą dzienników lub rachunków, aby pracodawcy mogli odliczyć zwrot kosztów.
Publikacja IRS 535 , Wydatki biznesowe, stwierdza: „Aby podlegać odliczeniu, koszty prowadzenia działalności muszą być zarówno zwykłe, jak i konieczne. Zwykły koszt to taki, który jest powszechny i akceptowany w twojej branży. Niezbędnym wydatkiem jest taki, który jest pomocny i odpowiedni dla twojego handlu lub firmy. Koszt nie musi być niezbędny, aby uznać go za konieczny. ”
Niektóre stany, takie jak Kalifornia, wymagają od pracodawców zwrotu uzasadnionych kosztów związanych z pracą pracowników, a wszelkie otrzymane zwroty wydatków nie muszą być zgłaszane jako wynagrodzenie lub dochód. Aby jednak tak się stało, pracodawcy muszą wcześniej ustalić pisemny plan rozliczeń, a pracownicy składają odpowiednio udokumentowane wydatki w ramach tego planu. Ma to na celu zapewnienie, że zapisy wydatków są odpowiednio przechowywane w sposób terminowy i dokładny. Wiele firm ma księgowych i / lub radców pracy uzasadniających wydatki i zapewniających prawidłowe raportowanie i odliczenia.
Podział niektórych typowych przykładów wydatków w miejscu pracy, które wymagałyby zwrotu kosztów przez pracodawcę, obejmuje:
- Transport: koszt wszelkich podróży związanych z pracą, w tym wydatki na pojazdy, posiłki, zakwaterowanie, posiłki i wszelkie wydatki związane z rozrywką, które spełniają kryteria wyszczególnione w publikacji IRS 463, Podróże, rozrywka, prezent i wydatki na samochód . Duża liczba pracodawców zwróci pracownikom, którzy używają pojazdów osobistych w celach biznesowych, standardową stawkę przebiegu ustalaną przez IRS rocznie. Na przykład standardowa federalna stawka kilometrów dla firm w 2017 r. Wynosi 53, 5 centów za milę. Zasadniczo koszty rutynowych dojazdów do pracy między domem pracownika a miejscem pracy nie są uznawane za zwroty. Dostawy: Wszelkie niezbędne towary zakupione przez pracownika mogą zostać zwrócone według kosztu, pod warunkiem że zostaną one zwrócone zgodnie z planem rozliczeniowym. Posiłki i rozrywka: Koszty posiłków i rozrywki poniesione w domu podatkowym pracownika podlegają zwrotowi, ale tylko wtedy, gdy dane posiłki / rozrywka mają uzasadnione cele biznesowe.
