Co to jest drobna gotówka?
Drobny fundusz pieniężny to niewielka ilość gotówki przechowywanej na pokrycie drobnych wydatków, takich jak artykuły biurowe lub zwroty. Drobny fundusz pieniężny będzie podlegał okresowym uzgodnieniom, a transakcje będą również rejestrowane w sprawozdaniach finansowych. W każdym dziale dla większych korporacji może znajdować się drobny fundusz pieniężny, który może być szufladą lub pudełkiem.
Kluczowe dania na wynos
- Drobna gotówka lub drobny fundusz pieniężny to niewielka ilość gotówki w kasie służąca do pokrycia wydatków zbyt małych, aby zasługiwały na wypisanie czeku. W każdym dziale może być szuflada lub skrzynka dla drobnych przedsiębiorstw dla większych korporacji. na materiały biurowe, karty dla klientów, kwiaty, płacenie za posiłki dla pracowników lub zwrot kosztów pracownikom.
Zrozumieć drobną gotówkę
Drobne transakcje gotówkowe zapewniają wygodę w przypadku małych transakcji, w przypadku których wystawienie czeku jest nieuzasadnione lub nie do przyjęcia. Niewielka ilość gotówki, którą firma uważa za drobną, będzie się różnić, przy czym wiele firm utrzymuje od 50 do 200 USD jako drobny fundusz gotówkowy. Przykłady transakcji, w których wykorzystywany jest drobny fundusz pieniężny, obejmują:
- Artykuły biurowe Karty dla klientów Kwiaty Płatności za mały lunch dla niewielkiej grupy pracowników Zwrot kosztów pracownikowi za niewielkie wydatki związane z pracą
Powiernicy funduszy drobnych mianowani są do nadzorowania funduszu. Obowiązki opiekuńcze obejmują na ogół egzekwowanie zasad i przepisów dotyczących drobnych środków pieniężnych, żądania uzupełnienia środków i wydawania funduszy.
Uwagi specjalne
Drobny fundusz pieniężny jest okresowo uzgadniany w celu sprawdzenia, czy saldo funduszu jest prawidłowe. Zazwyczaj, gdy saldo drobnych środków pieniężnych spada do ustalonego poziomu, powiernik występuje o dodatkową gotówkę z kasjera. W tej chwili suma wszystkich wpływów jest obliczana, aby zapewnić zgodność z wydatkowanymi środkami z szuflady na drobne pieniądze. Jeśli potrzebne są nowe fundusze, kasjer wypisuje nowy czek na sfinansowanie szuflady z drobnymi gotówkami i w zamian przyjmuje wpływy z zakupów, które wyczerpały gotówkę.
Proces uzgadniania zapewnia, że saldo pozostałe funduszu jest równe różnicy między saldem pierwotnym minus opłaty wyszczególnione na paragonach i fakturach. Jeśli pozostały bilans jest mniejszy niż powinien być, brakuje. Jeśli pozostała równowaga jest większa niż powinna, istnieje nadwyżka. Chociaż mogą występować niewielkie rozbieżności, gdy brak równowagi, źródło rozbieżności należy zidentyfikować i skorygować.
Internal Revenue Service (IRS) zaleca wypełnianie drobnych odcinków gotówkowych i dołączanie ich do pokwitowań w celu rejestrowania i dokumentowania drobnych wydatków gotówkowych.
Wymagania dotyczące drobnej gotówki
Korzystanie z drobnego funduszu gotówkowego obchodzi niektóre kontrole wewnętrzne. Dostępność drobnej gotówki nie oznacza, że można ją uzyskać w dowolnym celu i dla każdego. Wiele firm stosuje ścisłą kontrolę wewnętrzną w celu zarządzania funduszem. Często ograniczone osoby są upoważnione do zatwierdzania wypłat i mogą to zrobić wyłącznie na wydatki związane z legalną działalnością lub operacjami firmy.
Drobna kasjerka może zostać przypisana do wystawienia czeku w celu sfinansowania szuflady drobnej kasy i dokonania odpowiednich zapisów księgowych. Drobny opiekun gotówki jest odpowiedzialny za dystrybucję gotówki i zbieranie pokwitowań za wszystkie zakupy lub wszelkie wykorzystanie funduszy. W miarę spadku sumy drobnych środków pieniężnych wpływy powinny wzrosnąć i powiązać się z całkowitą kwotą wypłaconą.
Dzięki posiadaniu drobnej kasy i powiernika drobnych pieniędzy podwójny proces pomaga zabezpieczyć fundusze i zapewnić, że tylko upoważnione osoby mają do nich dostęp.
Nagrywanie Petty Cash
Gdy wykorzystywany jest drobny fundusz gotówkowy, transakcje drobnych środków pieniężnych są nadal rejestrowane w sprawozdaniach finansowych. Wpisy do dziennika księgowego nie są wprowadzane, gdy zakupy są dokonywane przy użyciu drobnej gotówki, tylko wtedy, gdy powiernik potrzebuje więcej gotówki - i w zamian za pokwitowania otrzymuje nowe fundusze - zapisy księgowe są rejestrowane. Wpis w dzienniku dotyczący przekazania depozytariuszowi większej ilości gotówki jest obciążeniem drobnego funduszu gotówkowego i kredytem w gotówce.
W przypadku niedoboru lub nadwyżki zapis w dzienniku jest zapisywany na koncie nadmiernym / krótkim. Jeśli minie fundusz gotówkowy, kredyt zostanie zapisany jako zysk. Jeśli fundusz drobnych środków pieniężnych jest krótki, wprowadzane jest obciążenie, które reprezentuje stratę. Konto nadmierne lub krótkie służy do równoważenia salda funduszu po uzgodnieniu.
