Inwentaryzacja okresowa a inwentaryzacja wieczysta: przegląd
Okresowe i wieczyste systemy inwentaryzacji są dwiema kontrastowymi metodami księgowymi stosowanymi przez firmy do śledzenia ilości dostępnych produktów. Ogólnie rzecz biorąc, system wieczystych zapasów oferuje wiele korzyści w stosunku do systemu okresowego i jest obecnie używany przez wszystkich głównych sprzedawców detalicznych. Jednak właściciel małej firmy musi nadal brać pod uwagę, czy korzyści wynikające z zainstalowania systemu ciągłych zapasów przeważą nad dodatkowymi kosztami.
Okresowa inwentaryzacja
System okresowy wykorzystuje sporadyczne fizyczne liczenie do pomiaru poziomu zapasów i kosztu sprzedanych towarów (COGS). Zakupy towarów są rejestrowane na koncie zakupów. Konto zapasów i rachunek kosztów sprzedaży towarów są aktualizowane na koniec ustalonego okresu - może to być raz w miesiącu, raz na kwartał lub raz w roku. Koszt sprzedanych towarów jest ważnym miernikiem księgowym, który po odjęciu od przychodów pokazuje marżę brutto firmy.
Koszt towarów sprzedawanych w ramach systemu okresowych zapasów oblicza się w następujący sposób:
Początkowy stan zapasów + koszt zakupu zapasów - koszt zakończenia zapasów = koszt sprzedanych towarów
Ponieważ firmy często przewożą produkty w tysiącach, przeprowadzanie obliczeń fizycznych może być trudne i czasochłonne. Wyobraź sobie, że posiadasz sklep z artykułami biurowymi i próbujesz liczyć i nagrywać każdy długopis w magazynie. Teraz pomnóż to dla łańcucha dostaw biurowych. Z tych powodów wiele firm wykonuje obliczenia fizyczne tylko raz na kwartał lub nawet raz w roku. Dla firm korzystających z systemu okresowego oznacza to, że rachunek zapasów i dane liczbowe dotyczące kosztu sprzedanych towarów niekoniecznie są bardzo świeże lub dokładne.
Wieczyste zapasy
W przeciwieństwie do tego, system wieczny stale monitoruje stan zapasów, a aktualizacje są dokonywane automatycznie przy każdym otrzymaniu lub sprzedaży produktu. Zakupy i zwroty są natychmiast rejestrowane na koncie zapasów. Dopóki nie nastąpi kradzież ani uszkodzenie, saldo konta magazynu powinno być dokładne. Rachunek kosztów sprzedanych towarów jest również stale aktualizowany przy każdej sprzedaży. Systemy ciągłej inwentaryzacji wykorzystują technologię cyfrową do śledzenia zapasów w czasie rzeczywistym za pomocą aktualizacji przesyłanych elektronicznie do centralnych baz danych.
W sklepie spożywczym korzystającym z systemu wieczystych zapasów, gdy produkty z kodami kreskowymi są przesuwane i opłacane, system automatycznie aktualizuje poziomy zapasów w bazie danych.
Kluczowe różnice
Okresowe systemy ewidencji zapasów są zwykle lepiej dostosowane do małych firm ze względu na koszty pozyskania technologii i personelu do obsługi systemu wieczystego. Firma, taka jak salon samochodowy lub galeria sztuki, może być lepiej dostosowana do systemu okresowego ze względu na małą wielkość sprzedaży i względną łatwość ręcznego śledzenia zapasów. Jednak brak dokładnych informacji o koszcie sprzedanych towarów lub sald zapasów w okresach, w których nie było ostatnich fizycznych zapasów, może utrudniać podejmowanie decyzji biznesowych.
Firmy o dużej wielkości sprzedaży i wielu punktach sprzedaży detalicznej (takie jak sklepy spożywcze lub apteki) potrzebują systemów ciągłego zarządzania zapasami. Aspekt technologiczny systemu ciągłej inwentaryzacji ma wiele zalet, takich jak możliwość łatwiejszego wykrywania błędów związanych z inwentarzem. System wieczysty może kompleksowo pokazywać wszystkie transakcje na poziomie poszczególnych jednostek. W ramach systemu wieczystego menedżerowie są w stanie dokonywać odpowiednich terminów zakupów, mając jasną wiedzę o ilości towarów pod ręką w różnych lokalizacjach. Dokładniejsze śledzenie poziomów zapasów zapewnia również lepszy sposób monitorowania problemów, takich jak kradzież.
- System okresowych zapasów wykorzystuje sporadyczne fizyczne liczenie do pomiaru poziomu zapasów i kosztu sprzedanych towarów (COGS). System ciągły monitoruje salda zapasów w sposób ciągły, z aktualizacjami dokonywanymi automatycznie za każdym razem, gdy produkt jest odbierany lub sprzedawany. systemy są zwykle lepiej dostosowane do małych firm, podczas gdy firmy o dużej wielkości sprzedaży i wielu punktach sprzedaży detalicznej (np. sklepy spożywcze lub apteki) potrzebują systemów ciągłego zarządzania zapasami.
