Księgowy dokonuje odpisu aktualizującego z tytułu utraty wartości składnika aktywów poprzez obniżenie wartości księgowej tego składnika aktywów w bilansie spółki z zarejestrowanego kosztu do wartości godziwej, przy założeniu, że wartość godziwa składnika aktywów znacznie spadła poniżej jego zarejestrowanego kosztu.
Składnik aktywów o obniżonej jakości występuje, gdy następuje nagły i nieodwracalny spadek wartości godziwej składnika aktywów poniżej początkowo ujętego kosztu. Utrata wartości składnika aktywów występuje tylko wtedy, gdy wartość bilansowa tego składnika aktywów jest większa niż suma niezdyskontowanych przyszłych przepływów pieniężnych wygenerowanych z tego składnika aktywów przez pozostały okres jego użytkowania - i że wartości tej nie można odzyskać.
W takim przypadku składnik aktywów uznaje się za uszkodzony i należy go spisać. W tym celu księgowy bierze na siebie odpis aktualizujący, który stanowi różnicę między wartością bilansową a ostatnio obniżoną wartością godziwą rynkową, i odejmuje ją od wartości bilansowej tego składnika aktywów. Wynikowa wartość składnika aktywów w bilansie spółki jest równa gwałtownie obniżonej wartości godziwej tego składnika aktywów.
Aby obliczyć godziwą wartość rynkową składnika aktywów, księgowy musi agregować niezdyskontowane przyszłe przepływy pieniężne, które pozostają w okresie użytkowania składnika aktywów. Ten spadek wartości składnika aktywów obniża okresowe koszty amortyzacji, które spółka realizuje, a zatem także skumulowaną amortyzację. Faktycznie powoduje to nieznaczny wzrost dochodu netto firmy, a także podnosi jej podatki.
