Zgodnie z zasadą memoriału przychody i koszty są liczone w momencie ich uzyskania. Różni się to od podstawy kasowej rachunkowości, gdzie są one zgłaszane za każdym razem, gdy środki pieniężne faktycznie wpływają i wypływają z działalności. Większość księgowych uważa metodę rachunkowości memoriałowej za lepszą miarę rentowności dla celów rachunku zysków i strat.
Większość firm stosuje rachunkowość memoriałową jako standardową praktykę rachunkową, chociaż jest ona bardziej skomplikowana i subiektywna niż rachunkowość kasowa. Większość firm ma pewne formy opóźnień w płatnościach i należnościach, takie jak sprzedaż na kredyt lub projekty, które generują strumienie przychodów przez długi okres czasu. Wydarzenia te mają realny wpływ na działalność firmy, nawet jeśli natychmiast nie otrzymano gotówki.
Na przykład firma, która sprzedaje mebel na kredyt, natychmiast rejestruje sprzedaż, a nie po otrzymaniu wszystkich płatności. Jeżeli płatności zostały otrzymane przed wykonaniem usługi lub faktycznie dokonano i dostarczono towar, metoda rachunkowości memoriałowej traktuje to zdarzenie jako zobowiązanie. Firma rozpoznaje przychód w tradycyjny sposób dopiero po otrzymaniu pełnej zapłaty.
Prawie zawsze w rachunkowości memoriałowej ujmuje się koszty w oparciu o rozpoznanie związanych z nimi przychodów. Jest to znane jako zasada dopasowania. Zasada ta, zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP), dotyczy zarówno sprzedaży towarów, jak i świadczenia profesjonalnych usług. Bez tego sprawozdania finansowe ujawniłyby bardzo mało przydatnych informacji, ponieważ czytelnicy nie mieliby dokładnej oceny aktywów i pasywów.
Ilekroć transakcja jest rejestrowana podczas jednego okresu obrachunkowego, ale przychody gotówkowe nie są faktycznie otrzymywane aż do następnego okresu obrachunkowego, księgowi nazywają to naliczonymi przychodami. Podobnie, naliczone koszty odnoszą się do tych wydatków, które zostały poniesione w jednym okresie, ale zapłacone w innym. Podstawa rachunkowości memoriałowej jest obowiązkowa dla wszystkich firm, które prowadzą zapasy. W przypadku sprzedaży o wartości poniżej 10 milionów USD można zastosować hybrydową metodę memoriałową i kasową, o ile metoda memoriałowa jest stosowana do sprzedaży, zakupów i zapasów.
Oprogramowanie dla przedsiębiorstw, takie jak QuickBooks, stało się niezwykle popularne wśród firm i osób prywatnych. Podczas gdy wielu tworzy zarówno raporty kasowe, jak i memoriałowe, ustawieniem domyślnym jest prawie zawsze naliczanie memoriałowe.
Chociaż metoda memoriałowa dokładniej pokazuje tajniki dochodu z działalności gospodarczej, utrudnia to również ustalenie, ile faktycznie gotówki jest w posiadaniu. Firmy, które nie monitorują dokładnie swoich przepływów pieniężnych oddzielnie od rachunkowości memoriałowej, mogą napotkać poważne problemy z przepływami pieniężnymi. Jest to szczególnie ważne dla firm, które w dużym stopniu polegają na rachunkach kredytowych i opóźnionych płatnościach od swoich klientów.
