Co to jest zamówienie?
Zgłoszenie zapotrzebowania odnosi się do procesu formalnego żądania usługi lub produktu, zwykle przy użyciu formularza zapotrzebowania na zakup. Proces zapotrzebowania to ustandaryzowany sposób śledzenia i rozliczania wszystkich zapotrzebowań złożonych w ramach firmy.
Jak działa zgłoszenie zapotrzebowania
Zapotrzebowanie inicjuje żądanie określonego działania, a także rejestruje to działanie na potrzeby kolejnych raportów. Na przykład pracownicy w firmie korzystaliby z zapotrzebowania na zakup, gdyby potrzebowali dodatkowych materiałów eksploatacyjnych. Kiedyś zapotrzebowania były dokonywane za pomocą formularzy papierowych, ale większość firm korzysta obecnie z cyfrowych procesów zapotrzebowań, które umożliwiają łatwiejsze śledzenie procesu, w tym rozliczanie odpowiednich zapasów. Tego rodzaju zapotrzebowania często automatycznie aktualizują zapasy dla lepszej kontroli.
Sformalizowany proces zapotrzebowania poprawia wydajność i odpowiedzialność we wszystkich punktach kontaktowych. W przeciwieństwie do pracowników, którzy po prostu biorą potrzebne zapasy, kiedy ich potrzebują, zapotrzebowanie na zakup zapewnia bardziej kontrolowaną i udokumentowaną metodę zarządzania wewnętrznymi zapasami dostaw i przyszłym popytem. Na przykład w zawodzie lekarza lekarze wypełniają formularz zapotrzebowania na badanie laboratoryjne. Te formularze cyfrowe obejmują dane identyfikacyjne pacjenta i inne informacje medyczne, dzięki czemu pacjenci otrzymują prawidłowe testy laboratoryjne.
Formularze zapotrzebowania zazwyczaj zawierają imię i nazwisko osoby składającej żądanie, datę żądania, żądane elementy, datę dostawy, lokalizację dostawy i dział odpowiedzialny za spełnienie żądania. Formularze zawierają również podpis osoby spełniającej wniosek i datę wypełnienia. W dużych korporacjach z wieloma lokalizacjami i scentralizowanymi zakupami te procesy zapotrzebowania mają kluczowe znaczenie dla utrzymania wydajności pracowników.
Kolejny przykład procesu zapotrzebowania występuje w świecie finansów, gdy akcjonariusze decydują się na zarekwirowanie rady spółki w celu głosowania nad proponowanymi uchwałami. Zasadniczo proces zapotrzebowania jest sformalizowanym udokumentowanym kluczem do procedury w celu poprawy wydajności w otoczeniu biznesowym.
Zgłoszenie zapotrzebowania czy zamówienie zakupu?
Zgłoszenie zapotrzebowania jest wewnętrzną formą używaną do zamawiania towarów i usług i nie ma żadnych prawnych ani wiążących zobowiązań umownych. Zamówienie jest umową stosowaną przez firmy przy zamawianiu towarów i usług od zewnętrznego dostawcy. Na przykład firma zamawiająca materiały eksploatacyjne ze sklepu biurowego wyda zamówienie, w którym wyszczególni zakupione produkty, ich ceny, warunki płatności, daty dostawy i wszelkie specjalne rabaty oferowane za wcześniejszą płatność. Wewnętrzny formularz zapotrzebowania na zakup w firmie jest przeznaczony dla pracowników, którzy chcą zamówić materiały eksploatacyjne dla swoich działów lub dla siebie. Często formularze te wymagają podpisu menedżerskiego.
