Co to jest zapytanie ofertowe (ZO)?
Zapytanie ofertowe (RFQ) jest zabieganiem o towary lub usługi, w którym firma prosi dostawców o przedstawienie oferty cenowej i licytację szansy na wykonanie określonych zadań lub projektów. Zapytanie ofertowe, zwane również zaproszeniem do składania ofert (IFB), jest zwykle pierwszym krokiem do złożenia zapytania ofertowego (RFP). Te dwa dokumenty są podobne, ponieważ zawierają szczegółowe informacje na temat wymaganego projektu lub wymaganych usług, ale zapytania ofertowe zazwyczaj wymagają bardziej kompleksowej oferty cenowej. Zapytania ofertowe mogą być wysyłane pojedynczo lub jako załącznik do zapytania ofertowego.
Jak działają zapytania o wycenę
Oprócz cen, zapytania ofertowe mogą zawierać szczegółowe informacje, takie jak warunki płatności, czynniki, które mogą wpłynąć na wybór oferty firmy, termin składania i tym podobne. Na przykład agencja rządowa, która chce kupić 500 komputerów o określonym rozmiarze dysku twardego i szybkości przetwarzania, wysłałaby zapytanie ofertowe do wielu dostawców, jako potencjalnych oferentów.
Ponieważ format zapytań ofertowych jest jednolity w obrębie danej firmy, kiedy zapytania ofertowe powracają z ofertami cenowymi, firma zamawiająca może je łatwo porównać. Zazwyczaj proces zapytania ofertowego jest podzielony na cztery sekcje:
Faza przygotowawcza, faza przetwarzania, faza przyznania i faza zamknięcia. Firma zazwyczaj udziela zamówienia dostawcy, który spełnia minimalne kryteria kwalifikacyjne i przedstawia najniższą ofertę.
Specjalne uwagi: Korzystanie z ZO
Zapytania ofertowe nie są ogłoszeniami publicznymi. Ponieważ firma ubiegająca się o zamówienie wysyła zapytania ofertowe tylko do firm, którym ufa, nie musi przygotowywać obszernej dokumentacji zamówienia. Również w przeciwieństwie do publicznego zaproszenia, firma może odzyskać tylko liczbę żądanych ofert, co również oszczędza czas.
Korzystanie z zapytania ofertowego skraca czas potrzebny na zakup towarów lub usług. Zapewnia również pewien poziom bezpieczeństwa, ponieważ firma będzie otrzymywać oferty tylko od preferowanych przez siebie dostawców. Z drugiej strony, ponieważ zapytania ofertowe zmniejszają konkurencję, firma może stracić szansę na uzyskanie najniższej dostępnej ceny lub poznanie nowych dostawców wysokiej jakości.
Kiedy firma otrzymuje wycenę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, nie jest to oferta ani wiążąca umowa. Adwokat zaoferuje zlecenie wybranemu dostawcy, wysyłając mu zamówienie zakupu, które w rzeczywistości jest umową określającą warunki pracy. Gdy sprzedawca przyjmuje i podpisuje zamówienie, rozpoczyna się umowa.
