Co to jest lista płac?
Lista płac to suma wszystkich wynagrodzeń, które firma musi wypłacić swoim pracownikom przez określony czas lub w danym dniu. Zwykle jest zarządzany przez dział księgowości lub dział personalny firmy; listy płac dla małych firm mogą być obsługiwane bezpośrednio przez właściciela lub wspólnika. Coraz częściej płace są zlecane wyspecjalizowanym firmom, które zajmują się przetwarzaniem wypłat, świadczeniami pracowniczymi i ubezpieczeniami oraz zadaniami księgowymi, takimi jak potrącanie podatków.
Lista płac może również odnosić się do listy pracowników firmy i wysokości odszkodowania należnego każdemu z nich. Jest to duży wydatek dla większości firm i prawie zawsze można go odliczyć, co oznacza, że koszt ten można odliczyć od dochodu brutto, obniżając dochód podlegający opodatkowaniu. Lista płac może się różnić w zależności od okresu wypłaty z powodu nadgodzin, zasiłku chorobowego i innych zmiennych.
Zrozumienie listy płac
Lista płac to proces płacenia pracownikom firmy, który może obejmować śledzenie przepracowanych godzin, obliczanie wynagrodzenia pracownika i dystrybucję płatności poprzez bezpośrednie wpłaty bezpośrednio na ich konto lub czekiem. Jednak firmy muszą również wykonywać funkcje księgowe w celu rejestrowania listy płac, potrąconych podatków, premii, wynagrodzenia za nadgodziny, zwolnienia chorobowe i wynagrodzenia za urlop. Firmy muszą również odłożyć na bok i zarejestrować wszelkie kwoty, które mają być wypłacone rządowi na Medicare, ubezpieczenie społeczne i podatki od bezrobocia.
Kluczowe dania na wynos
- Lista płac to suma wszystkich wynagrodzeń, jakie firma musi wypłacić swoim pracownikom przez określony czas lub w danym dniu. Proces płac może obejmować śledzenie przepracowanych godzin dla pracowników, obliczanie wynagrodzenia i dystrybucję płatności za pośrednictwem bezpośredniego depozytu lub czeku., firmy muszą także prowadzić księgowość i ewidencję, a także przeznaczać fundusze na Medicare, ubezpieczenie społeczne i podatki od bezrobocia.
Wiele średnich i dużych firm zawiera umowy poza usługami płacowymi w celu usprawnienia procesu. Pracodawcy śledzą liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika i przekazują te informacje służbie płac. W dniu wypłaty usługa listy płac oblicza kwotę brutto należną pracownikowi na podstawie liczby godzin lub tygodni przepracowanych w okresie wypłaty i stawki wynagrodzenia. Usługa odejmuje podatki i inne potrącenia od zarobków, a następnie płaci pracownikom.
Zalety i wady korzystania z profesjonalnych usług płacowych
Profesjonalne usługi płacowe oferują wiele korzyści i kilka wad. Jedną z głównych zalet usług płacowych jest ich zdolność do tworzenia różnorodnych raportów, które upraszczają procedury księgowe i pomagają firmom w zapewnieniu zgodności z wymogami prawnymi i podatkowymi. Usługa płac może również prowadzić rejestr ilości urlopu lub czasu pracy, z którego skorzystali pracownicy.
Z drugiej strony, gdy firmy zlecają na zewnątrz swój system płac, muszą polegać na osobach spoza firmy w zakresie dokładnej księgowości. W przypadku błędu personel firmy na miejscu musi poradzić sobie ze zdenerwowanymi pracownikami. Firmy mogą również podlegać karom podatkowym za błąd usługi płacowej. Ponadto usługi płacowe są droższe niż prowadzenie własnej listy płac. Usługi mogą pobierać ustaloną opłatę miesięczną lub oferować różne struktury płatności dla różnych poziomów usług. Ze względu na koszty usługi płacowe mogą nie być najlepszą opcją dla małych firm o ograniczonych budżetach operacyjnych.
Programy płacowe
Zamiast korzystać ze specjalistycznych usług płacowych, niektóre firmy decydują się na oprogramowanie płacowe. Po zakupie oprogramowania firma nie pobiera dodatkowych opłat miesięcznych. Programy zwykle zawierają formularze podatkowe do wydrukowania i tabele potrąceń. Oprócz oszczędności finansowych, wewnętrzne systemy płac pomagają firmom zachować poufność poufnych informacji finansowych. Jednak oprogramowanie może być czasochłonne, co może stanowić problem dla firm z niewielką liczbą pracowników.
