Spis treści
- Co to jest zarządzanie zapasami?
- Jak działa zarządzanie zapasami
- Księgowość zapasów
- Metody zarządzania zapasami
Co to jest zarządzanie zapasami?
Zarządzanie zapasami odnosi się do procesu zamawiania, przechowywania i korzystania z zapasów firmy. Obejmują one zarządzanie surowcami, komponentami i wyrobami gotowymi, a także magazynowanie i przetwarzanie takich przedmiotów.
Dla firm o skomplikowanych łańcuchach dostaw i procesach produkcyjnych szczególnie trudne jest zrównoważenie ryzyka nadwyżek i niedoborów w zapasach. Aby osiągnąć te salda, firmy opracowały dwie główne metody zarządzania zapasami: just-in-time i planowanie zapotrzebowań materiałowych: just-in-time (JIT) i planowanie zapotrzebowań materiałowych (MRP).
Niektóre firmy, takie jak firmy świadczące usługi finansowe, nie mają fizycznych zapasów i dlatego muszą polegać na zarządzaniu procesami usługowymi.
Zarządzanie zapasami
Jak działa zarządzanie zapasami
Inwentaryzacja firmy jest jednym z jej najcenniejszych aktywów. W handlu detalicznym, produkcji, usługach gastronomicznych i innych sektorach wymagających intensywnych zapasów, wkład firmy i gotowe produkty są podstawą jej działalności. Niedobór zapasów, kiedy i gdzie jest potrzebny, może być bardzo szkodliwy.
Jednocześnie zapasy mogą być traktowane jako zobowiązanie (jeśli nie w sensie księgowym). Duży ekwipunek niesie ryzyko zepsucia, kradzieży, uszkodzenia lub zmiany popytu. Zapasy muszą być ubezpieczone, a jeśli nie zostaną sprzedane na czas, być może trzeba je zutylizować po cenach odprawy lub po prostu zniszczyć.
Z tych powodów zarządzanie zapasami jest ważne dla firm dowolnej wielkości. Wiedza, kiedy uzupełnić niektóre produkty, jakie kwoty kupić lub wyprodukować, jaką cenę zapłacić - a także kiedy sprzedać i za jaką cenę - może łatwo stać się złożoną decyzją. Małe firmy często często ręcznie śledzą zapasy i określają punkty i ilości w kolejności za pomocą formuł Excel. Większe firmy będą korzystać ze specjalistycznego oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Największe korporacje używają wysoce dostosowanego oprogramowania jako aplikacji usługowej (SaaS).
Odpowiednie strategie zarządzania zapasami różnią się w zależności od branży. Magazyn ropy naftowej może przechowywać duże ilości zapasów przez dłuższy czas, co pozwala mu czekać na wzrost zapotrzebowania. Podczas gdy przechowywanie ropy naftowej jest drogie i ryzykowne - pożar w Wielkiej Brytanii w 2005 r. Doprowadził do milionów funtów szkód i grzywien - nie ma ryzyka, że zapasy zepsują się lub przestaną być modne. W przypadku firm zajmujących się towarami łatwo psującymi się lub produktami, na które popyt jest wyjątkowo wrażliwy na czas - na przykład kalendarze 2019 lub przedmioty o szybkiej modzie - siedzenie na zapasach nie jest opcją, a błędna ocena czasu lub ilości zamówień może być kosztowna.
Kluczowe dania na wynos
- Zarządzanie zapasami odnosi się do procesu zamawiania, przechowywania i korzystania z zapasów firmy. Obejmują one zarządzanie surowcami, komponentami i wyrobami gotowymi, a także magazynowanie i przetwarzanie takich przedmiotów. Dla firm o skomplikowanych łańcuchach dostaw i procesach produkcyjnych równoważenie ryzyka nadwyżek i niedoborów zapasów jest szczególnie trudne. Aby osiągnąć te salda, firmy opracowały dwie główne metody zarządzania zapasami: just-in-time i planowanie zapotrzebowań materiałowych: just-in-time (JIT) i planowanie zapotrzebowań materiałowych (MRP).
Księgowość zapasów
Zapasy stanowią aktywa obrotowe, ponieważ firma zazwyczaj zamierza sprzedawać swoje wyroby gotowe w krótkim czasie, zwykle w ciągu roku. Zapasy muszą być fizycznie policzone lub zmierzone, zanim zostaną wprowadzone do bilansu. Firmy zazwyczaj utrzymują zaawansowane systemy zarządzania zapasami, które są w stanie śledzić poziomy zapasów w czasie rzeczywistym. Zapasy są rozliczane przy użyciu jednej z trzech metod: wycena FIFO (first-in-first-out); kosztorysowanie według kolejności zgłoszeń (LIFO); lub kalkulacja średnia ważona.
Konto magazynowe zazwyczaj składa się z czterech oddzielnych kategorii:
- Prace w toku Produkty gotowe Towar
Surowce reprezentują różne materiały kupowane przez firmę w procesie produkcyjnym. Materiały te muszą zostać poddane znacznej pracy, zanim firma może je przekształcić w gotowy towar gotowy do sprzedaży.
Produkcja w toku reprezentuje surowce w procesie przekształcania w gotowy produkt. Gotowe towary to gotowe produkty dostępne do sprzedaży klientom firmy. Towar reprezentuje gotowe produkty, które firma kupuje od dostawcy w celu przyszłej odsprzedaży.
Metody zarządzania zapasami
W zależności od rodzaju działalności lub analizowanego produktu, firma zastosuje różne metody zarządzania zapasami. Niektóre z tych metod zarządzania obejmują produkcję just-in-time (JIT), planowanie zapotrzebowań materiałowych (MRP), ekonomiczną liczbę zamówień (EOQ) oraz sprzedaż zapasów w ciągu dnia (DSI).
Zarządzanie na czas
Produkcja just-in-time (JIT) powstała w Japonii w latach 60. i 70. XX wieku; Toyota Motor Corp. (TM) najbardziej przyczyniła się do jego rozwoju. Ta metoda pozwala firmom zaoszczędzić znaczne ilości pieniędzy i zmniejszyć ilość odpadów, utrzymując tylko zapas, którego potrzebują do produkcji i sprzedaży produktów. Takie podejście zmniejsza koszty magazynowania i ubezpieczenia, a także koszty likwidacji lub odrzucenia nadwyżki zapasów.
Zarządzanie zapasami JIT może być ryzykowne. Jeśli popyt niespodziewanie gwałtownie wzrośnie, producent może nie być w stanie pozyskać zapasów niezbędnych do zaspokojenia tego popytu, niszcząc swoją reputację wśród klientów i kierując biznes w stronę konkurentów. Nawet najmniejsze opóźnienia mogą być problematyczne; jeśli klucz nie wejdzie „w samą porę”, może dojść do wąskiego gardła.
Planowanie zapotrzebowań materiałowych
Metoda zarządzania zapasami w planowaniu zapotrzebowań materiałowych (MRP) zależy od prognozy sprzedaży, co oznacza, że producenci muszą mieć dokładne zapisy sprzedaży, aby umożliwić dokładne planowanie potrzeb magazynowych i terminowe przekazywanie tych potrzeb dostawcom materiałów. Na przykład producent nart korzystający z systemu ewidencji MRP może zapewnić, że materiały takie jak plastik, włókno szklane, drewno i aluminium są dostępne w magazynie na podstawie prognozowanych zamówień. Brak możliwości dokładnego prognozowania sprzedaży i planowania przejęć magazynowych powoduje, że producent nie jest w stanie zrealizować zamówień.
Wielkość zamówienia ekonomicznego
Model ekonomicznej ilości zamówienia (EOQ) jest wykorzystywany w zarządzaniu zapasami poprzez obliczanie liczby jednostek, które firma powinna dodawać do zapasów przy każdym zamówieniu partii, aby zmniejszyć całkowite koszty zapasów przy założeniu stałego popytu ze strony konsumentów. Koszty zapasów w modelu obejmują koszty przechowywania i konfiguracji.
Model EOQ ma na celu zagwarantowanie, że odpowiednia ilość zapasów zostanie zamówiona na partię, aby firma nie musiała składać zamówień zbyt często i nie było nadwyżki zapasów pod ręką. Zakłada się, że istnieje kompromis między kosztami przechowywania zapasów a kosztami przygotowania zapasów, a całkowite koszty zapasów są zminimalizowane, gdy zminimalizowane są zarówno koszty przygotowania, jak i koszty przechowywania.
Dni sprzedaży zapasów
Dniowa sprzedaż zapasów (DSI) to wskaźnik finansowy, który wskazuje średni czas w dniach, w którym firma zamienia zapasy, w tym towary będące w toku, w sprzedaż.
DSI jest również znany jako średni wiek zapasów, dni zaległości magazynowych (DIO), dni zapasów (DII), dni sprzedaży zapasów lub dni zapasów i jest interpretowany na wiele sposobów. Wskazując na płynność zapasów, liczba ta pokazuje, ile dni będzie trwał bieżący zapas zapasów firmy. Zasadniczo preferowany jest niższy wskaźnik DSI, ponieważ wskazuje on na krótszy czas czyszczenia magazynu, chociaż średni wskaźnik DSI różni się w zależności od branży.
Analiza jakościowa zapasów
Istnieją inne metody analizy zapasów firmy. Jeśli firma często zmienia metodę księgowania zapasów bez uzasadnionego uzasadnienia, prawdopodobnie kierownictwo stara się przedstawić jaśniejszy obraz swojej działalności niż jest to prawdą. SEC wymaga od spółek publicznych ujawnienia rezerwy LIFO, która może tworzyć zapasy w ramach kosztowania LIFO porównywalne z kosztami FIFO.
Częste odpisy aktualizujące zapasy mogą wskazywać na problemy firmy ze sprzedażą produktów gotowych lub zużywanie się zapasów. Może to również podnieść czerwone flagi, ponieważ firma może pozostać konkurencyjna i wytwarzać produkty, które będą atrakcyjne dla konsumentów.
