Wszyscy jesteśmy bombardowani tak dużą ilością papieru, że czasami może być trudno go przebić. Pomiędzy śmieciami, pokwitowaniami i dokumentami finansowymi, które zbieramy, może wydawać się trochę niedorzeczne utrzymywanie dokumentów, które według nas nigdy nie będą potrzebne. A biorąc pod uwagę przejście na bankowość internetową, czy nie jest to czas na rezygnację ze starego systemu przechowywania aktówki?
Chociaż stary system archiwizacji może nie być potrzebny, może przyjść czas, kiedy będziesz potrzebować starych wyciągów bankowych. Wyciągi te przedstawiają czynności, które mają miejsce na koncie bankowym - rachunek czekowy, oszczędnościowy lub inny rodzaj rachunku prowadzonego w instytucji finansowej. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak długo musisz przechowywać swoje wyciągi i dlaczego.
Kluczowe dania na wynos
- Wyciągi bankowe należy przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej przez jeden rok, po czym można je zniszczyć. Przechowywanie wyciągów bankowych idealnie nadaje się do weryfikacji działalności debetowej i kredytowej, ochrony przed kradzieżą tożsamości i udowodnienia dochodów. Banki umożliwiają klientom dostęp do wyciągów bankowych przez co najmniej rok online.
Jak długo należy przechowywać oświadczenia?
Powody przechowywania wyciągów
Oprócz posiadania dokumentacji zakupów, płatności rachunków i depozytów płac, prowadzenie starych wyciągów bankowych oferuje szereg korzyści. Aktywność konta bankowego powinna być regularnie sprawdzana pod kątem kradzieży tożsamości i oszustw związanych z kartami debetowymi. Prowadzenie oświadczeń zapewnia weryfikację nielegalnej działalności, którą można wykorzystać do odzyskania wszelkich szkód.
Za pomocą wyciągów bankowych można także weryfikować dochody i działania transakcyjne, takie jak datki na cele charytatywne i wydatki biznesowe, które mogą być potrzebne do zwrotu podatku. Warto przechowywać także wyciągi bankowe potwierdzające duże zakupy lub płatności. Możesz niszczyć rachunki bankomatów (ATM) po uzgodnieniu ich z ewidencją konta. Podobnie, odcinki wpłat i wypłat można zniszczyć po zweryfikowaniu transakcji za pomocą miesięcznego wyciągu.
Wyciągi online a wyciągi
Przechowywanie wydruków wyciągów bankowych jest mniej konieczne niż w przeszłości, biorąc pod uwagę dostępność informacji o koncie online. Wiele banków i instytucji finansowych utrzymuje miesięczne wyciągi klientów online przez pięć lat lub dłużej, które są dostępne za pośrednictwem ich platform bankowości internetowej. Szczegółowe wyciągi często są w łatwych do wydrukowania formatach, a podsumowane informacje o transakcjach są często dostępne do pobrania bezpłatnie.
Być może będziesz mieć możliwość otrzymania wyciągów z banku w ciągu kilku lat. Niektóre banki pobierają opłatę za wyszukiwanie i / lub druk za tę usługę, ponieważ nie można tego zrobić na poziomie oddziału. Zamiast tego starsze wyciągi są drukowane i przygotowywane na zapleczu.
Ze względów bezpieczeństwa najlepiej przechowywać wyciągi bankowe w papierowym sejfie w bezpiecznym miejscu. Wyciągi elektroniczne powinny być przechowywane w pliku chronionym hasłem.
Wydrukowane wyciągi powinny być przechowywane w bezpiecznym, ognioodpornym miejscu, do którego można łatwo uzyskać dostęp.
Niszczenie dokumentów
Ponieważ tak wiele różnych dokumentów ma różne wymagania dotyczące usuwania, może wydawać się łatwiejsze zachowanie wszystkiego na zawsze - w tym wyciągów bankowych. Przechowywanie niektórych dokumentów w nieskończoność nie jest jednak najlepszą praktyką, przede wszystkim ze względu na możliwość ich złapania przez złodziei tożsamości.
Inne dokumenty, które powinieneś zniszczyć po pewnym czasie, to:
- Wyciągi z kart kredytowych: przechowuj je przez 60 dni, chyba że zawierają wydatki podatkowe. W takich przypadkach przechowuj je przez siedem lat. Pay Stubs: Dopasuj je do swojego W-2, a następnie zniszcz je. Rachunki za usługi komunalne: Trzymaj się ich przez maksymalnie jeden rok. Deklaracje podatkowe i paragony: Podobnie jak wyciągi z kart kredytowych związanych z podatkami, przechowuj je przez siedem lat. Ubezpieczenie domu i samochodu: Zniszcz stare, gdy otrzymasz nowe polisy. Oświadczenia hipoteczne i majsterkowanie: niszcz je przy sprzedaży domu.
Jak niszczyć dokumenty
Kiedy będziesz gotowy zutylizować wyciągi bankowe, upewnij się, że faktycznie je zniszczyłeś. Rozerwanie ich na pół nie powstrzyma złodziei tożsamości od zebrania twoich danych osobowych. Jeśli masz niszczarkę, możesz sam się tym zająć. Jeśli nie, być może będziesz musiał wynająć usługę, zwłaszcza jeśli masz dużą liczbę dokumentów. Sprawdź również w swoim banku. Wiele osób oferuje usługi niszczenia klientom bez opłat.
