Twoi klienci wykorzystają informacje z twojego W-9, aby umieścić twoje imię i nazwisko, nazwę firmy, adres i numer identyfikacyjny podatnika (TIN) na 1099-MISC, który o tobie składają. Wyślą jedną kopię 1099-MISC do IRS, a drugą kopię do ciebie pod koniec stycznia, po zakończeniu roku podatkowego.
Inne okoliczności, w których możesz zostać poproszony o wypełnienie formularza W-9, obejmują:
- niektóre transakcje nieruchomościami spłacone odsetki hipoteczne nabycie lub rezygnacja z zabezpieczonej propozycji anulowania wkładów dłużnych do indywidualnej umowy emerytalnej (IRA)
(Aby uzyskać więcej informacji na temat jego zastosowań - i kiedy powinieneś zadać pytanie o podpisanie jednego - przeczytaj Cel formularza W-9 ).
Wskazówki krok po kroku
Formularz W-9 jest jednym z najłatwiejszych do wypełnienia formularzy IRS, ale jeśli denerwują Cię formularze podatkowe, nie martw się. Przeprowadzimy Cię przez właściwą drogę do jej ukończenia.
Krok 1: Wpisz swoje nazwisko, jak pokazano na zeznaniu podatkowym. Łatwe, prawda?
Krok 2: Wprowadź nazwę firmy lub nazwę „nieuwzględnionego podmiotu”, jeśli jest inna niż nazwa podana w kroku 1. Na przykład możesz być jednoosobową firmą, ale w celach marketingowych nie używasz swojego imienia i nazwiska jako nazwy Nazwa firmy; zamiast tego „robisz interesy jak” jakaś inna nazwa. Wpisz tutaj tę nazwę. Jeśli chodzi o pominiętą część bytu, jeśli nie wiesz, co to jest, prawdopodobnie nie jesteś jednym. Najczęstszym typem pomijanego podmiotu jest jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Krok 3: Jakim typem firmy jesteś dla federalnej klasyfikacji podatkowej: jednoosobowa firma, spółka osobowa, spółka C, spółka S, trust / nieruchomości, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub „inne”? Zaznacz odpowiednie pole. Jeśli nie masz pewności, prawdopodobnie prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ musiałbyś złożyć wiele dokumentów, aby stać się jednym z innych podmiotów.
Krok 4: Zwolnienia. Możliwe, że zostawisz te pola puste. Oto kilka wyjątków:
1. Odbiorcy zwolnieni z potrącania zapasów, tacy jak korporacje (w większości przypadków), mogą potrzebować wprowadzić kod w polu „Zwolniony kod odbiorcy”. Instrukcje na formularzu W-9 wymieniają zwolnionych odbiorców i ich kody oraz rodzaje płatności, dla których należy stosować te kody. Na przykład korporacje wypełniające W-9 w celu otrzymania odsetek lub dywidend wpisują kod „5”.
2. Odbiorcy zwolnieni ze zgłaszania zgodnie z ustawą o zgodności podatkowej z rachunkiem zagranicznym (FATCA) mogą potrzebować wprowadzić kod w polu „Zwolnienie z kodu zgłaszającego FATCA”. Żadne z tych pól nie będzie miało zastosowania do typowego niezależnego wykonawcy lub freelancera.
Krok 5: Podaj swój adres, miasto, województwo i kod pocztowy. Co zrobić, jeśli adres domowy jest inny niż adres firmy? Jaki adres należy podać w formularzu W-9? Użyj adresu, który będziesz używał w zeznaniu podatkowym. Na przykład, jeśli jesteś wyłącznym właścicielem, który wynajmuje powierzchnię biurową, ale składasz zeznanie podatkowe za pomocą adresu domowego, wpisz swój adres domowy na formularzu W-9, aby IRS nie miał problemu z dopasowaniem twojego 1099 do formularza 1040.
Krok 6: W tym opcjonalnym kroku możesz podać nazwę i adres wnioskodawcy. Możesz wypełnić to pole, aby prowadzić rejestr osób, którym podałeś swój numer identyfikacji podatkowej.
Krok 7: IRS nazywa tę sekcję częścią I, która musi sprawić, że będziesz się zastanawiać, jakie były wszystkie te kroki, które właśnie wykonałeś. W tym miejscu musisz podać numer identyfikacji podatkowej firmy, który będzie indywidualnym numerem ubezpieczenia społecznego (SSN), jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, lub numerem identyfikacyjnym pracodawcy (EIN), jeśli prowadzisz inny rodzaj działalności gospodarczej. Teraz niektóre jednoosobowe firmy mają również numery EIN, ale IRS woli, aby jedyni właściciele używali swoich numerów SSN na formularzu W-9. Ponownie, dzięki temu łatwiej będzie dopasować dowolne 1099 otrzymane zeznania podatkowe, które złożysz pod swoim SSN.
Co jeśli Twoja firma jest nowa i nie ma numeru EIN? Nadal możesz wypełnić formularz W-9. IRS mówi, że powinieneś ubiegać się o swój numer i wpisać „wnioskowano” w miejscu na NIP. Będziesz chciał uzyskać ten numer tak szybko, jak to możliwe, ponieważ dopóki tego nie zrobisz, będziesz podlegać wstrzymaniu tworzenia kopii zapasowej. Możesz ubiegać się o EIN na stronie IRS. Aby uzyskać więcej informacji na temat wstrzymywania tworzenia kopii zapasowych, zobacz poniższe instrukcje dla kroku 8, część II.
Krok 8: W części II musisz potwierdzić prawdziwość wszystkich swoich informacji, zanim będziesz mógł podpisać formularz W-9. Celowe leżenie na formularzu podatkowym może oznaczać, że będziesz musiał zapłacić grzywnę lub pójść do więzienia; IRS nie zadziera. Przed podpisaniem formularza W-9, oto oświadczenia, które musisz poświadczyć, że są prawdziwe, pod karą krzywoprzysięstwa:
Większość podatników jest zwolniona z potrącenia zapasowego. Jeśli nie masz pojęcia, o czym mówi IRS, prawdopodobnie jesteś zwolniony. Jeśli nie jesteś zwolniony, IRS powiadomi Cię, a firma płacąca powinna wiedzieć, ponieważ jest zobowiązana do potrącenia podatku dochodowego z twojej stawki według zryczałtowanej stawki wynoszącej 24% i wysłania go do IRS., teraz znasz kolejny dobry powód, aby nie oszukiwać w zeznaniu podatkowym: być może będziesz musiał powiedzieć o tym przyszłemu klientowi, co może sprawić, że firma pomyśli o tobie dwa razy. Podpunkt (c) mówi w zasadzie, że jeśli kiedyś podlegałeś wstrzymaniu tworzenia kopii zapasowej, ale już go nie masz, nikt nie musi o tym wiedzieć.
Jeśli jesteś obcym rezydentem, masz pewność. IRS uznaje również za „osobę z USA”: spółkę osobową, korporację, spółkę lub stowarzyszenie utworzone lub zorganizowane w Stanach Zjednoczonych lub zgodnie z prawem Stanów Zjednoczonych; domostwo; i zaufanie krajowe. Jeśli Twoja firma jest partnerem, który ma partnera zagranicznego, obowiązują specjalne zasady; przeczytaj o nich w instrukcjach do formularza W-9. Jeśli nie jesteś obywatelem USA, może być konieczne wypełnienie formularza W-8 lub 8233.
Prawdopodobnie nie będziesz musiał się tym martwić, co ma związek z ustawą o zgodności podatkowej z rachunkiem zagranicznym.
Jeszcze kilka punktów przed podpisaniem
Formularz W-9 nakazuje skreślić pozycję 2 powyżej, jeśli zostałeś powiadomiony przez IRS, że obecnie podlegasz potrąceniu zapasowemu, ponieważ nie zgłosiłeś wszystkich odsetek i dywidend w zeznaniu podatkowym.
Możesz wykreślić punkt 2, jeśli wypełniasz formularz W-9 w związku z transakcją dotyczącą nieruchomości. Pozycja 2 nie ma zastosowania w tym przypadku, więc nie ma znaczenia, czy podlegasz potrąceniu zapasowemu.
Teraz, jeśli dokładnie przeczytasz drobny druk w instrukcjach W-9, wydaje się to wskazywać, że większość ludzi wcale nie jest zobowiązana do podpisania tego formularza. Zazwyczaj musisz go podpisać tylko wtedy, gdy IRS powiadomił Cię, że wcześniej podałeś nieprawidłowy NIP. Pomijając jednak szczegóły techniczne, osoba, która poprosiła cię o wypełnienie formularza W-9, prawdopodobnie uzna go za niekompletny lub nieważny, jeśli go nie podpisałeś, i powodzenia w próbach przekonania go inaczej.
Zwrot formularza
Zwróć wypełniony formularz W-9 firmie, która poprosiła Cię o jego wypełnienie. Najlepiej, jeśli dostarczysz go osobiście, aby ograniczyć narażenie na kradzież tożsamości, ale ta metoda często nie jest praktyczna. Poczta jest uważana za względnie bezpieczną. Jeśli musisz wysłać formularz pocztą e-mail, należy zaszyfrować zarówno dokument, jak i wiadomość e-mail oraz potroić, czy masz poprawny adres e-mail odbiorcy przed wysłaniem wiadomości. Darmowe usługi są dostępne online, aby Ci to pomóc, ale sprawdź ich reputację, zanim zaufasz im swoich dokumentów.
Dolna linia
Podanie dokładnych informacji na formularzu W-9 pomoże zapewnić, że otrzymywane płatności - lub inne transakcje wymagające tego formularza - zostaną poprawnie zgłoszone do urzędu skarbowego. Jeśli nie masz pewności co do niektórych elementów, takich jak właściwa klasyfikacja firmy, skontaktuj się z księgowym lub innym doradcą finansowym.
