Co to jest uzgadnianie konta?
Uzgodnienie konta to proces potwierdzania, że dwa oddzielne zapisy transakcji na rachunku są równe. Zarówno instytucje, jak i osoby fizyczne dokonują uzgodnienia konta. Na poziomie instytucjonalnym banki i brokerzy muszą wewnętrznie sprawdzać transakcje między wpisami do księgi głównej a indywidualnymi zapisami na kontach. Uzgodnienie konta może pomóc organizacjom w określeniu błędów w rachunkowości, które mogą wskazywać na błędy, błędne obliczenia lub wycieki gotówki. Dzięki automatyzacji komputera proces ten jest znacznie szybszy niż kiedyś.
Kluczowe dania na wynos
- Uzgodnienie rachunku potwierdza, że dwa rekordy transakcji są równe i zrównoważone. Instytucje i osoby fizyczne dokonują uzgadniania konta w bilansowych książeczkach czekowych i upewniają się, że rekordy są zgodne z wyciągami. Uzgadnianie rachunków w bankach jest funkcją regulacyjną i zgodności.
Ustawa Sarbanes-Oxley z 2002 r. Ustanowiła parametry uzgadniania rachunków korporacyjnych. Przed Sarbanes-Oxley standardy rachunkowości nie uwzględniały potrzeby stosowania najlepszych praktyk w zakresie rozliczania rachunków. Teraz firmy mają znacznie wyższe standardy kontroli wewnętrznej i procedur audytu.
Uzgodnienie ma również miejsce, gdy klient banku lub brokera potwierdzi, że jego dane osobowe są zgodne z danymi podawanymi na wyciągach okresowych. Na poziomie indywidualnym bilansowanie książeczki czekowej jest formą uzgodnienia konta. Termin ten może również odnosić się do równoważenia ksiąg i dokumentacji firmy z programami i danymi.
Zrozumienie uzgodnienia konta
W przypadku większych instytucji strony trzecie są często zobowiązane do uzgadniania rachunków, co zapewnia poziom obiektywności przeglądu. Uzgadnianie rachunków w instytucjach finansowych jest kluczową funkcją regulacyjną i zgodności z przepisami, a także jest głównym celem zewnętrznych organów regulacyjnych w rutynowych audytach firmy. Klienci tych firm powinni również prowadzić dokładny rejestr i niezwłocznie zgłaszać rozbieżności. Wraz z pojawieniem się systemów komputerowych do rejestrowania transakcji i pozycji klientów, uzgadnianie często sprowadza się do naprawienia niewielkich rozbieżności rzędu kilku dolarów, a nawet groszy, między jednym źródłem a drugim. Im dłużej błąd zostanie wykryty, tym trudniej będzie pogodzić oba rekordy.
Jak działa uzgadnianie konta
Na poziomie organizacyjnym uzgadnianie kont można wykonać, postępując zgodnie z uproszczonym procesem. Po pierwsze, należy zebrać wszystkie niezbędne informacje księgowe. Następnie wyciągi bankowe firmy są porównywane z księgą główną. Wszelkie oczekujące potrącenia w księdze spółki należy odjąć od salda końcowego, a wszelkie oczekujące depozyty należy dodać do salda końcowego. Jeśli konto jest oprocentowane, należy je obliczyć. Należy odjąć zaległe czeki, podobnie jak błędy bankowe, takie jak niedokładne polecenia zapłaty lub kredyty oraz opłaty za obsługę banku. Wreszcie, zarówno oświadczenie firmy, jak i księga główna powinny wykazywać to samo saldo końcowe. Wszelkie błędy, które pozostają na końcu procesu, należy zbadać, sprawdzając, czy każda transakcja jest księgowana w księdze głównej oraz czy księgowane są oczekujące depozyty i zaległe czeki.
Osoby fizyczne mogą uzgadniać swoje konta osobiste w podobny sposób. Zamiast księgi głównej porównywali wyciągi bankowe lub inne wyciągi z rachunków osobistych z osobistym zapisem obciążeń i kredytów, takim jak rejestr książeczki czekowej. Jednak wraz z pojawieniem się bankowości internetowej i spadkiem czeków papierowych wiele osób nie dokonuje już uzgadniania rachunków dla większości swoich rachunków finansowych i zależy od banków, aby wykazywały prawidłowe saldo końcowe na portalach bankowości internetowej.
