Co to jest kupon?
Kupon jest dokumentem wykorzystywanym przez dział zobowiązań firmy do gromadzenia i przechowywania wszystkich dokumentów potwierdzających niezbędnych do zatwierdzenia spłaty zobowiązania. Kupon jest w zasadzie dokumentem zapasowym dla zobowiązań. Zobowiązania do zapłaty to krótkoterminowe rachunki należne przedsiębiorstwom od dostawców i dostawców.
Kupon jest ważny, ponieważ jest to wewnętrzny mechanizm kontroli księgowej, który zapewnia, że każda płatność jest odpowiednio autoryzowana i że zakupione towary lub usługi są faktycznie otrzymane.
Kluczowe dania na wynos
- Kupon jest dokumentem używanym przez dział zobowiązań firmy, zawierający dokumenty potwierdzające fakturę. Kupon jest zasadniczo dokumentem kopii zapasowej zobowiązań, które są rachunkami należnymi firmom od dostawców i dostawców. Dokumenty w voucherze mogą zawierać dokumenty dostawcy faktura, należna kwota, termin płatności, konta księgi głównej i potwierdzenia wysyłki. Wszystkie kwoty należnych zaległych kuponów są sumowane, a jedna kwota ryczałtowa jest rejestrowana jako należność w bilansie.
Jak działają kupony
Firmy mają różne krótkoterminowe zobowiązania finansowe wobec dostawców i dostawców w całym okresie rozliczeniowym. Firma może potrzebować zakupu zapasów lub surowców od dostawców, które są wykorzystywane do produkcji towarów firmy. Dostawcy zasadniczo udzielają przedsiębiorstwu przedłużenia kredytu, umożliwiając dokonanie płatności w najbliższej przyszłości, na przykład 30, 60 lub 90 dni.
Kupon jest formularzem zawierającym wszystkie dokumenty potwierdzające należne pieniądze i wszelkie płatności zapłacone dostawcy lub sprzedawcy za zaległe zobowiązania. Kupon i niezbędne dokumenty są rejestrowane w rejestrze kuponów. Niektóre dokumenty potwierdzające w kuponie mogą obejmować:
- Faktura od dostawcy Nazwa dostawcy lub dostawcy do zapłaty Warunki płatności, takie jak należna kwota, termin płatności i wszelkie rabaty udzielone przez dostawcę za wcześniejszą płatność faktury Zamówienie zakupu firmy Odbiorca wskazujący, że firma otrzymała towary od dostawcy Księga główna rachunki używane do celów księgowych Podpisy od upoważnionych przedstawicieli w firmie dotyczące zakupu i płatności Dowód zapłaty i data zapłaty faktury dostawcy
Łączna kwota wszystkich kuponów z zaległymi saldami jest rejestrowana jako zobowiązania do zapłaty w bilansie. Po zapłaceniu kuponu dowód płatności jest dołączany do kuponu i rejestrowany jako płatny kupon.
Jak vouchery są pomocne
Kupony firmowe stanowią kluczowe źródło dowodów podczas przeprowadzania audytu. Biegły rewident wykonuje zestaw procedur w celu ustalenia, czy sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości. Kupony dokumentują faktyczne otrzymanie zakupionych towarów, co potwierdza twierdzenie audytora, że towary i usługi zaksięgowane w sprawozdaniu finansowym naprawdę istnieją. Kupony uzasadniają również płatności gotówkowe firmy na rzecz dostawców i dokumentują konta księgi głównej użyte do zaksięgowania transakcji.
Korzystanie z systemu kuponów zmniejsza również ryzyko zmowy pracowników w celu kradzieży aktywów firmy. Firmy stosują podział obowiązków, aby zapobiec kradzieży pracowników, co oznacza, że zadania krytyczne są przydzielane różnym osobom w organizacji. Kupon dokumentuje, że zadania są wykonywane przez wiele osób i tworzy ślad papierowy, aby audytor mógł potwierdzić, że obowiązki zostały odpowiednio rozdzielone.
Przykład kuponu
Lokalna restauracja zamawia od dostawców mięso i ryby co kilka dni. Kierownik restauracji wypełnia zamówienie na 30 funtów mięsa, a właściciel parafuje zamówienie, aby zatwierdzić wysyłkę. Po otrzymaniu przesyłki zawartość przesyłki jest porównywana z zamówieniem zakupu, aby upewnić się, że przesyłka odpowiada zamówionemu. Restauracja wypełnia paragon wysyłkowy w celu udokumentowania procesu, a paragon wysyłkowy jest porównywany z fakturą dostawcy.
Kupon, który jest stroną tytułową wyjaśniającą załączone dokumenty, obejmuje zamówienie, paragon i fakturę. Kwota zakupu jest dodawana i rejestrowana na rachunkach płatnych w bilansie do momentu zapłaty. Właściciel podpisuje wszystkie informacje o kuponie przed podpisaniem czeku.
Kupon obejmuje również konta księgi głównej używane do rejestrowania transakcji. Na przykład restauracja może zaksięgować (zwiększyć) rachunek zapasów mięsnych i obciążyć (zmniejszyć) rachunek gotówkowy w celu zarejestrowania płatności. Otrzymanie płatności i data są rejestrowane, aby pokazać, że kupon został zapłacony. Zobowiązania będą odzwierciedlać niższe saldo z powodu zapłaty faktury, przy założeniu, że nie zostaną wygenerowane żadne dodatkowe zobowiązania.
