Co to jest faktura?
Faktura to dokument handlowy, który wyszczególnia i rejestruje transakcję między kupującym a sprzedającym. Jeśli towary lub usługi zostały zakupione na kredyt, faktura zwykle określa warunki umowy i podaje informacje o dostępnych metodach płatności. Rodzaje faktur mogą obejmować paragon, rachunek sprzedaży, notę debetową lub fakturę sprzedaży.
Firmy mogą po prostu wysłać wyciąg na koniec miesiąca jako fakturę za wszystkie zaległe transakcje. W takim przypadku oświadczenie musi wskazywać, że nie będą wysyłane kolejne faktury. Historycznie faktury były rejestrowane w formie papierowej, często z wygenerowanymi wieloma kopiami, dzięki czemu zarówno kupujący, jak i sprzedający mieli rejestr transakcji dla własnych rejestrów. Obecnie faktury generowane komputerowo są dość powszechne. Mogą być drukowane na papierze na żądanie lub wysyłane pocztą elektroniczną do stron transakcji. Dokumentacja elektroniczna pozwala również na łatwiejsze wyszukiwanie i sortowanie określonych transakcji lub określonych dat.
Faktura pro-forma jest wiążącą umową, chociaż warunki sprzedaży mogą ulec zmianie.
Faktura
Podstawy faktury
Faktura musi zawierać fakt, że jest to faktura na rachunku. Zwykle ma unikalny identyfikator zwany numerem faktury, który jest przydatny do odwołania wewnętrznego i zewnętrznego. Faktura zazwyczaj zawiera dane kontaktowe sprzedawcy lub usługodawcy w przypadku błędu związanego z fakturowaniem.
Warunki płatności mogą być określone na fakturze, a także informacje dotyczące wszelkich rabatów, szczegółów dotyczących wcześniejszej płatności lub opłat finansowych naliczanych za opóźnienia w płatnościach. Przedstawia także koszt jednostkowy towaru, całkowitą liczbę zakupionych jednostek, fracht, przeładunek, wysyłkę i powiązane obciążenia podatkowe oraz określa całkowitą należną kwotę.
Faktura pro forma to wstępny rachunek sprzedaży wysyłany do kupujących przed wysyłką lub dostawą towarów. Faktura zazwyczaj opisuje zakupione produkty i inne ważne informacje, takie jak waga przesyłki i koszty transportu. Faktury pro forma często wchodzą w grę przy transakcjach międzynarodowych, szczególnie w celach celnych przy imporcie.
Zawsze należy przechowywać kopię faktur i paragonów - zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej - do celów podatkowych.
Ważność daty faktury
Data faktury reprezentuje oficjalną datę, w której towary zostały rozliczone, a transakcja oficjalnie zarejestrowana. Dlatego data faktury zawiera istotne informacje dotyczące płatności, ponieważ określa ona czas trwania kredytu i termin płatności rachunku. Jest to szczególnie istotne w przypadku podmiotów oferujących kredyty, takich jak netto 30. Rzeczywisty termin płatności faktury wynosi zwykle 30 dni po dacie faktury.
E-fakturowanie
Od początku ery komputerowej ludziom i firmom łatwiej polegać na fakturowaniu elektronicznym jako alternatywie dla dokumentów papierowych. Fakturowanie elektroniczne lub fakturowanie elektroniczne to forma fakturowania elektronicznego służąca do generowania, przechowywania i monitorowania dokumentów związanych z transakcjami między stronami oraz zapewnienia, że warunki ich umów są spełnione.
Te dokumenty elektroniczne mogą obejmować faktury i paragony, zamówienia zakupu, noty debetowe i kredytowe, warunki płatności i instrukcje oraz odcinki przekazu. Faktury cyfrowe są zwykle wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, strony internetowej lub aplikacji. Zalety obejmują:
- Trwałość i odporność na uszkodzenia fizyczne Łatwość wyszukiwania i sortowania pod kątem konkretnych nazw, terminów lub dat Zwiększona audytowalność Zdolność do drukowania lub reprodukcji na żądanie Zdolność do gromadzenia danych i wywiadu biznesowego Zmniejszenie zużycia papieru
Fakturowanie elektroniczne obejmuje kilka technologii i opcje wprowadzania i jest używane jako ogólny termin do opisania dowolnej metody, za pomocą której faktura jest elektronicznie prezentowana klientowi do zapłaty. Na całym świecie opracowano kilka standardów fakturowania elektronicznego, takich jak EDIFACT i UBL, aby ułatwić przyjęcie i efektywność.
Kluczowe dania na wynos
- Faktura to dokument handlowy, który wyszczególnia i rejestruje transakcję między kupującym a sprzedającym. Papierowy paragon ze sklepu jest powszechną fakturą konsumencką. Faktury są kluczowym elementem wewnętrznych kontroli księgowych i audytów. Opłaty na fakturze muszą zostać zatwierdzone przez odpowiedzialny personel zarządzający. Faktury ogólnie określają warunki płatności, koszty jednostkowe, wysyłkę, obsługę i wszelkie inne warunki określone podczas transakcji. Faktury mogą być w formie papierowej, ale faktury elektroniczne stały się znacznie bardziej powszechne.
Faktury i konta płatne
Faktury śledzą sprzedaż produktu do celów kontroli zapasów, księgowości i podatków. Wiele firm wysyła produkt i oczekuje płatności w późniejszym terminie, więc łączna należna kwota staje się rachunkiem płatnym dla nabywcy i rachunkiem dla sprzedającego.
Współczesne faktury są przesyłane elektronicznie, a nie w formie papierowej. W przypadku zagubienia faktury kupujący może poprosić o kopię od sprzedawcy. Korzystanie z faktury oznacza obecność kredytu, ponieważ sprzedawca wysłał produkt lub świadczył usługę bez otrzymania gotówki z góry.
Faktury różnią się od zamówień zakupu, które są tworzone, zanim klient zamówi towar lub usługę.
Faktury i kontrole wewnętrzne
Faktury są kluczowym elementem kontroli wewnętrznej rachunkowości. Opłaty na fakturze muszą zostać zatwierdzone przez odpowiedzialny personel zarządzający. Alternatywnie faktura jest dopasowywana do zamówienia, a po uzgodnieniu informacji dokonywana jest płatność za zatwierdzone transakcje. Firma audytorska zapewnia, że faktury są wprowadzane do odpowiedniego okresu obrachunkowego podczas testowania pod kątem odcięcia wydatków.
