Co to jest Imprest?
Rachunek zaliczkowy to rachunek pieniężny, na którym opiera się firma, aby pokryć niewielkie, rutynowe wydatki. Środki zawarte w zaliczkach są regularnie uzupełniane w celu utrzymania stałego salda. Termin „zaliczka” może również odnosić się do zaliczki pieniężnej przyznanej osobie na określony cel.
Kluczowe dania na wynos
- Zaliczka odnosi się do rodzaju rachunku gotówkowego prowadzonego przez firmę służącego do pokrywania niewielkich kosztów ubocznych lub rutynowych. Stałe saldo konta jest ustalane na rachunku zaliczkowym i zwracane w razie potrzeby, gdy pieniądze są wypłacane na pozycje takie jak lista płac, podróże lub drobna gotówka Ze względu na swój niewielki i stały charakter, który jest łatwo monitorowany, imprest odradza nieautoryzowane lub kosztowne wydatki.
Jak działa Imprest
Najbardziej znanym rodzajem środków zaliczkowych jest rachunek gotówkowy, który służy do pokrywania mniejszych transakcji, gdy wycinanie czeków jest niepraktyczne lub niewygodne. Konta takie utrzymują określoną kwotę gotówki na miejscu, którą można wykorzystać do zwrotu pracownikom i pokrycia niewielkich wydatków. Małe środki pieniężne są zazwyczaj obsługiwane przez powierników, którzy monitorują konto i wypłacają gotówkę pracownikom, którzy z kolei dostarczają pokwitowania związane z biznesem.
Zaliczki mogą być również wykorzystane do pokrycia listy płac pracowników, dywidend, podróży pracowników i premii. Po opłaceniu tych wydatków wychodzących fundusz jest zazwyczaj zwracany z kapitału z głównego rachunku bankowego spółki.
Środki zaliczkowe zniechęcają do wykorzystywania nieautoryzowanych wydatków, ponieważ fundusze są przeznaczone na określone cele. W związku z tym zaliczki zazwyczaj wypłacają regularnie tę samą kwotę, co idealnie doprowadza konto do salda bliskiego zeru, zanim zostanie automatycznie uzupełnione tą samą ustaloną kwotą. System ten ułatwia monitorowanie wydatków, oznaczanie rozbieżności, a ostatecznie wykrywanie oszustw.
System zaliczkowy
System zaliczkowy obejmuje następujące kroki:
- Ustanawia się drobny fundusz pieniężny z ustaloną kwotą środków pieniężnych. Jest to rejestrowane w księdze spółki. Wszelkie wydatki opłacane przez fundusz drobnych środków pieniężnych muszą być udokumentowane pokwitowaniami. Fundusz jest regularnie uzupełniany pokwitowaniami wypłaty w celu utrzymania stałego salda. Fundusz jest ściśle monitorowany pod kątem wszelkich rozbieżności między oczekiwanymi środkami pieniężnymi (na podstawie dokumentacja) i faktyczna gotówka. Jeśli istnieją jakieś rozbieżności, są one badane.
Przyszłość imprestów
Ponieważ firmy w coraz większym stopniu polegają na transakcjach elektronicznych, system zaliczek staje się coraz mniej korzystny. Często łatwiej jest używać firmowej karty kredytowej niż zaliczki, ponieważ ta pierwsza oferuje elektroniczną dokumentację transakcji i nie powoduje potrzeby uzupełniania żadnych wychodzących środków.
