Co to jest Digital Transaction Management (DTM)
Cyfrowe zarządzanie transakcjami (DTM) wykorzystuje systemy komputerowe, a nie papierowe, do zarządzania umowami biznesowymi w sposób szybki, dokładny i bezpieczny. DTM to w 100% cyfrowa usługa oparta na chmurze, która przyspiesza proces podpisywania umów i zmniejsza liczbę błędów, które mogą być popełniane po drodze, ponieważ dokumenty można podpisywać i przesyłać natychmiast przez Internet zamiast drukować, fizycznie podpisywać, zeskanowane i przesłane pocztą elektroniczną lub wysłane pocztą.
Breaking Down Digital Transaction Management (DTM)
Technologia DTM tworzy podpisy cyfrowe, które są wysoce bezpieczne i uwierzytelnione, dzięki czemu są bardziej prawnie wykonalne niż tradycyjne podpisy. Ponadto, ponieważ jest oparty na chmurze, DTM umożliwia firmom dostęp do kluczowych dokumentów i prowadzenie działalności gospodarczej w dowolnym czasie, w dowolnym miejscu i na dowolnym urządzeniu.
Korzyści z zarządzania transakcjami cyfrowymi
DTM przynosi korzyści organizacjom, skracając czas transakcji i podnosząc komfort obsługi klienta. Standard branżowy dla DTM nazywa się xDTM i ma wymagania dotyczące prywatności, bezpieczeństwa, uniwersalności, skalowalności, dostępności, możliwości egzekwowania, otwartości i zgodności. Dyrektorzy ds. Informacji (CIO) i kadra kierownicza z firm takich jak DocuSign, Microsoft, FedEx, Intel i UPS pomagają zarządzać tym standardem. DTM wymaga od ekspertów branżowych tworzenia i wdrażania najlepszych praktyk dla praktyków z różnych dziedzin, od lekarzy po prawników i pracowników rządowych. Na przykład, gdy DTM jest używane w placówkach opieki zdrowotnej, standard prywatności może być najważniejszy, podczas gdy w finansach standard bezpieczeństwa może uzyskać najwyższe rachunki.
Każdy aspekt firmy może czerpać korzyści z DTM.
- W sprzedaży może być stosowany w umowach kompensacyjnych, umowach polecających, rejestracjach nowych klientów i umowach ogólnych. Działy zasobów ludzkich mogą go używać do nowych formalności związanych z wynajmem, umów o nieujawnianiu informacji i formularzy płacowych. Działy finansowe mogą używać go do przetwarzania faktur, przeniesienia aktywów i kont emerytalnych. w IT może być wykorzystywany do zarządzania dostępem i autoryzacji konserwacji. Prawne zespoły mogą korzystać z DTM do zarządzania umowami i zgodności wewnętrznej. Pracownicy działu zakupów mogą go używać do zamówień zakupu i deklaracji pracy.
Zarządzanie transakcjami cyfrowymi w praktyce
Firmy mogą łatwiej zastosować DTM, jeśli od początku do końca przestawią istniejące procesy papierowe na całkowicie cyfrowe. Procesy w formie papierowej, chociaż dla wielu użytkowników są bardziej znane i wygodne, nie są tak bezpieczne ani niezawodne, jak niektórzy uważają. Dokumenty papierowe mogą zostać utracone, nie są zbyt bezpieczne i mogą być trudne do kontrolowania. Firma może zdecydować się na wdrożenie DTM w jednym dziale lub wdrożenie go w całej firmie.
DocuSign, Adobe i VASCO Data Security (wcześniej Silanis) są trzema głównymi graczami na rynku DTM. Wszyscy specjalizują się w podpisach cyfrowych. Inne główne firmy DTM to Box, który zapewnia przechowywanie w chmurze, współpracę zespołu i automatyzację przepływu pracy dla firm; Fluix, który przechowuje pliki, ułatwia współpracę dokumentów i konwertuje dokumenty papierowe na pliki cyfrowe, oprócz oferowania podpisów elektronicznych; oraz MiForms, który pomaga pracownikom zbierać dane, GPS, zdjęcia, kody kreskowe i podpisy w terenie. Istnieje wiele innych firm DTM, więc potencjalni użytkownicy powinni dokonać porównania kosztów i funkcji, które często się zmieniają. Niektóre firmy obsługują małe firmy, podczas gdy inne koncentrują się na rozwiązaniach na poziomie przedsiębiorstwa. Przydatnym sposobem sprawdzania dostawców jest sprawdzanie, kogo wymieniają jako klientów.
