Definicja wydatków biznesowych
Wydatki służbowe to koszty poniesione w toku zwykłej działalności gospodarczej. Mogą dotyczyć małych podmiotów lub dużych korporacji. Koszty działalności są częścią rachunku zysków i strat. W rachunku zysków i strat koszty działalności są odejmowane od przychodów w celu uzyskania dochodu netto podlegającego opodatkowaniu. Wydatki biznesowe mogą być również określane jako odliczenia. Ogólnie rzecz biorąc, firmy mają pewne ograniczenia i specjalne względy dotyczące odliczeń kosztów działalności. Są one ogólnie podzielone na wydatki inwestycyjne i wydatki operacyjne.
Podział kosztów biznesowych
W sekcji 162 wewnętrznego kodeksu podatkowego (IRC) omówiono wytyczne dotyczące wydatków biznesowych. IRC pozwala firmom zgłaszać wszelkie wydatki, które mogą być zwykłe i konieczne. Wydatki biznesowe nie muszą być uważane za zwykłe lub konieczne. Ogólnie rzecz biorąc, zwykłe oznacza, że koszty są powszechne w branży i większość właścicieli firm w tej samej branży lub handlu potencjalnie kosztowałaby te rzeczy. Niezbędne oznacza, że wydatki pomagają w prowadzeniu działalności gospodarczej, są odpowiednie, a właściciel firmy może nie być w stanie poradzić sobie z firmą, jeśli nie poniesie wydatków.
Wydatek, który spełnia definicję zwykłego i niezbędnego do celów biznesowych, jest kosztowny, a zatem można go odliczyć od podatku. Niektóre koszty działalności gospodarczej mogą być w całości odliczone, podczas gdy inne są tylko częściowo odliczone (często przy użyciu formularza 2106-EZ). Poniżej znajdują się przykłady dopuszczalnych, w pełni podlegających odliczeniu wydatków:
- Opłaty księgowe lub bankowe Opłaty za członkostwo Subskrypcje do publikacji Koszty marketingu i reklamy Kontynuacja kosztów edukacji i szkoleń Wynagrodzenia płacone pracownikom kontraktowym Programy świadczeń pracowniczych Wypożyczenia sprzętu Koszty ubezpieczenia Koszty odsetkowe Opłaty pralni Koszty biurowe i koszty eksploatacyjne Koszty konserwacji i naprawy Wydatki na powierzchnię biurową Koszty użyteczności Koszty drukowania i kopiowania Opłaty prawne
Raportowanie rachunku zysków i strat
Rachunek zysków i strat jest podstawowym sprawozdaniem finansowym stosowanym przez jednostki do rejestrowania wydatków i ustalania podatków. Jednostki zazwyczaj mają trzy kategorie wydatków, które są podzielone według kosztów bezpośrednich, kosztów pośrednich i odsetek na rachunku zysków i strat.
Koszty bezpośrednie
Wartość zapasów dostępnych na początku i na końcu każdego roku podatkowego jest wykorzystywana do określania kosztu sprzedanych towarów (COGS), co jest dużym kosztem bezpośrednim dla wielu firm. COGS odejmuje się od całkowitego dochodu jednostki, aby znaleźć zysk brutto za dany rok. Wszelkie koszty zawarte w COGS nie mogą być odliczone ponownie. Wydatki uwzględnione przy obliczaniu COGS mogą obejmować bezpośrednie koszty pracy, koszty ogólne fabryki, przechowywanie, koszty produktów i koszty surowców.
Koszty pośrednie
Koszty pośrednie są odejmowane od zysku brutto w celu zidentyfikowania zysku operacyjnego. Koszty pośrednie zazwyczaj obejmują takie rzeczy, jak wynagrodzenie dla kadry kierowniczej, wydatki ogólne, amortyzacja i koszty marketingu. Odjęcie kosztów pośrednich od zysku brutto daje zysk operacyjny, który jest również znany jako zysk przed odsetkami i podatkami.
Wydatki na aktywa biznesowe są zwykle dokonywane przez amortyzację. Amortyzacja to koszt uzyskania przychodu w rachunku zysków i strat, który jest klasyfikowany jako koszt pośredni. Koszty amortyzacji można odliczać przez wiele lat i obejmują one koszty komputerów, mebli, nieruchomości, sprzętu, ciężarówek i innych.
Istnieje kilka kosztów, które IRS ma pewne ograniczenia, przede wszystkim koszty związane z prezentami, posiłkami i rozrywką. Aby uzyskać więcej informacji na temat tych kosztów i innych pod ścisłym nadzorem IRS, patrz publikacja 535 Wydatki biznesowe.
Koszty odsetek
Ostatnia część rachunku zysków i strat obejmuje wydatki na odsetki i podatki. Odsetki to ostatni koszt, który firma odejmuje w celu uzyskania dochodu do opodatkowania, zwany czasem skorygowanym dochodem do opodatkowania.
Wydatki osobiste
W niektórych przypadkach wydatki poniesione przez właściciela firmy mogą być zarówno osobiste, jak i biznesowe. Na przykład właściciel małej firmy może używać swojego samochodu zarówno do celów osobistych, jak i związanych z biznesem. W takim przypadku można odjąć część mil wykorzystywaną do celów biznesowych. W przypadku biur domowych koszty związane z tą częścią domu, która jest wykorzystywana wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej, zasadniczo można odliczyć.
Wydatki nie podlegające odliczeniu
Niektóre wydatki poniesione przez firmę nie podlegają raportowaniu. Wydatki te obejmują łapówki, koszty lobbingu, kary, grzywny i wkłady na rzecz partii politycznych lub kandydatów.
