Jakie są konta płatne?
Ściśle określone pojęcie biznesowe „zobowiązania” odnosi się do zobowiązania, w którym firma jest winna pieniądze jednemu lub większej liczbie wierzycieli. Niektóre osoby błędnie uważają, że zobowiązania dotyczą rutynowych wydatków związanych z podstawową działalnością firmy, ale jest to błędna interpretacja tego terminu.
Saldo zobowiązań spółki to wspólny punkt danych statystycznych zawarty w raporcie z wydatków, który bada się podczas przeglądu ogólnych sprawozdań finansowych firmy. Dlatego zobowiązania są kluczowym miernikiem do analizy, kiedy firma jest gotowa do rozważenia za ewentualne połączenie lub przejęcie. Wydatki spółki są również uwzględnione w sprawozdaniach finansowych spółki. I chociaż zobowiązania i wydatki z pewnością są ze sobą powiązane, są to zasadniczo niezależne pojęcia.
Rachunek odpowiedzialności a rachunek wydatków
Najlepszym sposobem na rozróżnienie zobowiązań i wydatków jest analiza przeszłych i przyszłych działań. W przypadku gdy zobowiązaniami są zobowiązania, które jeszcze nie zostały spłacone, wydatki to zobowiązania, które zostały już spłacone w celu uzyskania przychodów.
Zobowiązania są wykazywane w bilansie spółki, który pokazuje wyraźną i łatwą do zrozumienia migawkę sytuacji finansowej firmy na określony dzień. Są one tradycyjnie rejestrowane w księdze podrzędnej „rozrachunki z dostawcami” w momencie, gdy faktura jest poręczona za płatność. „Vouched” (znany również jako „vouchered”) oznacza fakturę zatwierdzoną do zapłaty i zapisaną w księdze głównej jako zaległe zobowiązanie, w przypadku gdy transakcja płatnicza jest nadal w przygotowaniu. Takie zobowiązania są często określane jako „zobowiązania handlowe”.
Rachunki zobowiązań obejmują odsetki należne od pożyczek od wierzycieli - znane jako „odsetki do zapłaty”, a także wszelkie zobowiązania podatkowe naliczone przez spółkę, które są znane jako „podatki do zapłaty”.
Dług należny wierzycielom zazwyczaj musi zostać spłacony w krótkim terminie 30 dni lub krótszym. Co najważniejsze, płatności te nie wiążą się z wekslem własnym. Z drugiej strony zobowiązania hipoteczne nie byłyby grupowane z zobowiązaniami do zapłaty, ponieważ w rzeczywistości były opatrzone wekslem własnym. Z tego powodu zobowiązania hipoteczne należą do „obligacji do zapłaty”, która jest klasyfikowana jako osobna kategoria wydatków.
„Wydatki” są wykazywane w rachunku zysków i strat spółki, który wyszczególnia przychody i wydatki, w celu przeniesienia dochodu netto za dany okres. Przykładem transakcji kosztowej mogą być wszelkie koszty poniesione, gdy sprzedawca próbuje wygenerować przychód z podróży sieciowej. Wydatki te mogą obejmować zakwaterowanie, kolacje dla klientów, wynajem samochodów, benzynę, materiały biurowe i materiały multimedialne wykorzystywane do prezentacji.
Logistyczne środki śledzenia
Nic dziwnego, że śledzenie zobowiązań może być złożonym i uciążliwym zadaniem. Z tego powodu firmy zazwyczaj zatrudniają księgowych i księgowych, którzy często używają zaawansowanego oprogramowania księgowego do monitorowania faktur i przepływu wychodzących pieniędzy. Te obowiązki związane ze śledzeniem stają się wykładniczo bardziej skomplikowane w przypadku dużych firm, które mają wiele linii biznesowych, oraz dużych producentów produktów, którzy wytwarzają liczne jednostki magazynowe (lub SKU). W przypadku takich podmiotów personel księgowy w coraz większym stopniu korzysta ze specjalistycznych rozwiązań w zakresie automatyzacji rozrachunków z dostawcami - często określanych jako „ePayables” w celu uproszczenia procesów poprzez automatyzację papierowych i ręcznych elementów związanych z koordynacją faktur organizacji.
