Dziennik wypłat gotówki jest rejestrem prowadzonym przez wewnętrznych księgowych wszystkich wydatków finansowych poniesionych przez firmę przed ich zaksięgowaniem w księdze głównej. Dzienniki wypłat gotówki pełnią szereg funkcji, takich jak źródło rejestrowania odpisów podatkowych i kategoryzacja innych wydatków. Dziennik ten zasadniczo służy jako księga czekowa do wszystkich praktycznych celów.
Podział dziennika wypłat gotówki
Wszystkie zakupy dokonywane gotówką są rejestrowane w dzienniku wypłat. Arkusze wypłat gotówkowych mogą rejestrować różne rodzaje wydatków, przypisując kodowi każdego rodzaju wydatków lub rejestrując różne wydatki w różnych kolumnach. Arkusze te są uzgadniane (zwykle co miesiąc) z kontami księgi głównej, które są następnie wykorzystywane do tworzenia sprawozdań finansowych dla regularnych okresów obrachunkowych. Dzienniki są przechowywane w pakietach oprogramowania księgowego i będą zawierać następujące podstawowe informacje: datę wypłaty, numer czeku, rodzaj transakcji, kwotę, odbiorcę i notę.
W zależności od konkretnej firmy mogą być potrzebne dodatkowe kolumny, aby podać ważne szczegóły dotyczące pozycji wypłaty. Na przykład, jeśli firma kupuje materiały hurtowo, może otrzymać zniżkę. Przydałaby się osobna kolumna dla kwoty otrzymanego rabatu. Menedżer dziennika musi być bardzo zorientowany na szczegóły i musi być na bieżąco z każdą transakcją, aby prowadzić odpowiedni dziennik. Dobrą praktyką jest również wprowadzanie kontroli wewnętrznych, aby środki pieniężne nie były kierowane lub przywłaszczane. Takie kontrole wewnętrzne mogą przybrać formę weryfikacji dużych wypłaconych kwot lub śledzenia wzorców płatności w celu wykrycia nietypowych działań.
Oprócz wykorzystania do zapisów w księdze głównej w formalnym przygotowaniu ksiąg spółki, dziennik wypłat gotówki może dostarczać informacji właścicielom w ich działaniach związanych z zarządzaniem gotówką - ile poszło na zapasy w tym miesiącu, ile na płace, ile na dzierżawę i czynsz, ile na usługi zewnętrzne itp. Czasopismo staje się dobrym źródłem wskazówek, które pomogą w podejmowaniu przyszłych decyzji dotyczących wypłaty gotówki.
