Co to jest plan rozliczeniowy?
Plan rozliczalny to plan zgodny z przepisami Internal Revenue Service (IRS) w zakresie zwrotu kosztów pracownikom za wydatki służbowe, w których zwrot nie jest liczony jako dochód. Oznacza to, że zwroty nie podlegają opodatkowaniu podatkiem u źródła ani raportowaniu W-2. Jednak wydatki te muszą być związane z biznesem, aby podlegały planowi rozliczalności.
Kluczowe dania na wynos
- Plan rozliczeniowy to proces zwracania pracownikom kosztów związanych z pracą. Plany rozliczeniowe nie podlegają opodatkowaniu, ponieważ nie są uważane za formę rekompensaty za pracę. Koszty można uznać za część planu rozliczeniowego, jeżeli są to firmy powiązane, dokładnie zgłoszone, a jeśli zwrócone zostaną nadmierne zwroty. Jeżeli zwrot kosztów zostanie uznany za nieobliczalny, wówczas podlega opodatkowaniu przez IRS. Nadmiar środków należy zasadniczo zwrócić w ciągu 120 dni.
Jak działa plan rozliczeniowy
Plan rozliczalny różni się od planu niepodlegającego rozliczeniu. Jeśli plan refundacji firmy nie spełnia wymogów IRS dla planu rozliczalnego, plan ten nie podlega rozliczeniu, a zwrot kosztów jest uważany za część wynagrodzenia pracownika, a zatem podlega potrąceniu i musi zostać zgłoszony w formularzu W pracownika.
Zgodnie z zasadami IRS, zgodnie z planem rozliczeniowym, wydatki są zwracane, jeżeli są związane z biznesem i są odpowiednio rozliczane. Ponadto kwoty wypłacone przekraczające rzeczywiste koszty muszą zostać zwrócone firmie w określonym terminie. Wydatki służbowe ponoszone przez pracowników mogą obejmować takie rzeczy, jak podróż, posiłki, zakwaterowanie, rozrywka lub transport. Pracownicy są zobowiązani do odpowiedniego rozliczenia wydatków z rejestrami i do zwrotu nadwyżki zwrotu w rozsądnym terminie.
Pracodawcy nie są zobowiązani do przedstawienia szczegółowych informacji o swoim planie do IRS, ale muszą być w stanie wykazać, że spełniają wymagania planu rozliczeniowego.
Pracodawcy często są w stanie stosować bardziej rygorystyczne wymagania dotyczące planu odpowiedzialności niż te, które są publikowane przez IRS.
Wymagania dotyczące planu rozliczeniowego
Wymagania dotyczące rozliczalnego planu są związane z biznesem, że wydatki pracownicze są odpowiednio rozliczane u pracodawcy w rozsądny i terminowy sposób oraz że wszelkie nadwyżki zwrotu muszą być zwrócone pracodawcy w rozsądnym terminie.
Aby wydatki można było uznać za związane z działalnością gospodarczą, muszą one (luźno) spełnić następujące wymagania: koszty muszą zostać poniesione w trakcie zatrudnienia oraz że wszelkie wydatki łączące wydatki osobiste z wydatkami służbowymi są odpowiednio rozliczane jako taki podział kosztów między pracodawcą a pracownikiem. Typowym przykładem jest samochód osobowy, który służy do podróży służbowych: w takim przypadku można oczekiwać, że pracownik uwzględni mily, które zostały poniesione podczas transportu osobistego i transportu związanego z pracą, dzieląc koszty odpowiednio.
Odpowiednia księgowość zazwyczaj wymaga potwierdzenia przez stronę trzecią w celu udowodnienia, że fundusze pracownicze były powiązane z biznesem. Paragony są powszechną formą zewnętrznego potwierdzenia, które pracownicy wykorzystają do udowodnienia zasadności swoich wniosków o finansowanie. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady, w tym przypadki braku zakwaterowania, które wynoszą mniej niż 75 USD, zwrot kosztów posiłków, który mieści się w IRS według norm diety oraz koszty transportu, w przypadku których uzyskanie oficjalnego dowodu zapłaty jest trudne, takie jak taksówki, metro i autobusy. Ogólnie rzecz biorąc, oczekuje się, że zwrot nadwyżki funduszy refundacyjnych zostanie zwrócony pracodawcy w ciągu 120 dni od wypłaty.
