Ośmiostopniowy cykl rozliczeniowy jest ważny dla wszystkich rodzajów księgowych. Dzieli cały proces odpowiedzialności księgowego na osiem podstawowych kroków. Wiele z tych kroków jest często zautomatyzowanych za pomocą oprogramowania księgowego i programów technologicznych. Jednak znajomość i ręczne wykonywanie kroków może być niezbędna dla księgowych pracujących w małych firmach przy minimalnym wsparciu technicznym.
Jaki jest cykl rachunkowości?
Cykl księgowy jest podstawowym ośmiostopniowym procesem wykonywania zadań księgowych firmy. Zapewnia jasny przewodnik po rejestracji, analizie i końcowym raportowaniu działalności finansowej firmy.
Cykl rozliczeniowy jest stosowany kompleksowo przez jeden pełny okres sprawozdawczy. Tak więc utrzymanie porządku przez cały czas trwania procesu może być kluczowym elementem, który pomaga utrzymać ogólną wydajność. Okresy cyklu rozliczeniowego będą się różnić w zależności od potrzeb sprawozdawczych. Większość firm stara się analizować swoje wyniki w okresach miesięcznych, chociaż niektóre mogą bardziej koncentrować się na wynikach kwartalnych lub rocznych.
Niezależnie od tego większość księgowych będzie miała świadomość sytuacji finansowej spółki z dnia na dzień. Ogólnie rzecz biorąc, określenie czasu dla każdego cyklu rozliczeniowego jest ważne, ponieważ określa konkretne daty otwarcia i zamknięcia. Po zamknięciu cyklu rozliczeniowego rozpoczyna się nowy cykl, ponownie uruchamiając ośmiostopniowy proces rozliczania.
Kluczowe dania na wynos
- Cykl księgowy to proces mający na celu ułatwienie właścicielom firm rozliczania finansowego działalności gospodarczej. Zazwyczaj w cyklu księgowym jest osiem kroków. Zamknięcie cyklu księgowego zapewnia właścicielom firm kompleksowe raportowanie wyników finansowych, które służy do analizy biznes.
Zrozumienie 8-etapowego cyklu rachunkowości
Ośmiostopniowy cykl rozliczeniowy rozpoczyna się od indywidualnego zarejestrowania każdej transakcji firmy i kończy się kompleksowym raportem z działalności firmy w wyznaczonym czasie cyklu. Wiele firm korzysta z oprogramowania księgowego do automatyzacji cyklu rozliczeniowego. Umożliwia to księgowym programowanie dat cyklu i otrzymywanie automatycznych raportów.
W zależności od systemu każdej firmy można zastosować mniej lub więcej automatyzację techniczną. Zazwyczaj prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga pewnego wsparcia technicznego, ale księgowy może być zobowiązany do interwencji w cyklu rozliczeniowym w różnych punktach.
Każda firma zwykle będzie musiała zmodyfikować ośmiostopniowy cykl rozliczeniowy w określony sposób, aby dostosować go do modelu biznesowego i procedur księgowych swojej firmy. Modyfikacje rachunkowości memoriałowej i rachunkowości kasowej są zwykle jednym z głównych problemów.
Firmy mogą również wybierać między rachunkowością pojedynczego zapisu a rachunkiem podwójnego zapisu. Rachunkowość podwójnego zapisu jest wymagana w przypadku spółek sporządzających wszystkie trzy główne sprawozdania finansowe, rachunek zysków i strat, bilans i rachunek przepływów pieniężnych.
8 kroków cyklu rachunkowości
Osiem kroków do cyklu rozliczeniowego obejmuje:
Krok 1: Zidentyfikuj transakcje
Pierwszym krokiem w cyklu rozliczeniowym jest identyfikacja transakcji. Firmy będą zawierać wiele transakcji w całym cyklu rozliczeniowym. Każdy z nich musi być odpowiednio zapisany w księgach firmy.
Prowadzenie dokumentacji jest niezbędne do rejestrowania wszystkich rodzajów transakcji. Wiele firm będzie wykorzystywać technologię punktów sprzedaży związaną ze swoimi książkami do rejestrowania transakcji sprzedaży. Oprócz sprzedaży istnieją również wydatki, które mogą występować w wielu odmianach.
Krok 2: Zapisz transakcje w dzienniku
Drugim krokiem w cyklu jest tworzenie zapisów księgowych dla każdej transakcji. Technologia punktu sprzedaży może pomóc w połączeniu kroków 1 i 2, ale firmy muszą również śledzić swoje wydatki. Wybór między rachunkowością memoriałową a kasową będzie decydował o oficjalnym zarejestrowaniu transakcji. Należy pamiętać, że rachunkowość memoriałowa wymaga dopasowania przychodów do wydatków, dlatego należy je zaksięgować w momencie sprzedaży.
Rachunkowość kasowa wymaga rejestrowania transakcji w momencie otrzymania lub wypłacenia gotówki. Księgowość podwójnego zapisu wymaga zarejestrowania dwóch wpisów dla każdej transakcji w celu zarządzania dokładnie opracowanym bilansem wraz z rachunkiem zysków i strat oraz rachunkiem przepływów pieniężnych.
W przypadku księgowania podwójnego zapisu każda transakcja ma sobie równe obciążenie i kredyt. Rachunkowość pojedynczego zapisu jest porównywalna z zarządzaniem książeczką czekową. Daje raport sald, ale nie wymaga wielu wpisów.
Krok 3: Publikowanie
Gdy transakcja zostanie zarejestrowana jako zapis księgowy, powinna zostać zaksięgowana na koncie w księdze głównej. Księga główna zawiera zestawienie wszystkich działań księgowych według kont. Umożliwia to księgowemu monitorowanie pozycji finansowych i statusów według kont. Jednym z najczęściej wskazywanych kont w księdze głównej jest rachunek gotówkowy, który szczegółowo określa ilość gotówki dostępnej.
Krok 4: Nieskorygowane saldo próbne
Na koniec okresu obrachunkowego saldo próbne jest obliczane jako czwarty krok w cyklu rozliczeniowym. Saldo próbne informuje firmę o nieskorygowanych saldach na każdym koncie. Nieskorygowany bilans próby jest następnie przenoszony do piątego etapu w celu przetestowania i analizy.
Krok 5: Arkusz roboczy
Analiza arkusza roboczego i identyfikacja wpisów korygujących stanowi piąty krok w cyklu. Arkusz roboczy jest tworzony i używany w celu zapewnienia równości debetów i kredytów. W przypadku rozbieżności konieczne będzie wprowadzenie korekt.
Oprócz identyfikowania wszelkich błędów, może być konieczne dostosowanie wpisów w celu dopasowania przychodów i kosztów przy stosowaniu rachunkowości memoriałowej.
Krok 6: Dostosowywanie zapisów w dzienniku
W szóstym kroku księgowy dokonuje korekt. W razie potrzeby korekty są rejestrowane jako zapisy księgowe.
Krok 7: sprawozdania finansowe
Po dokonaniu wszystkich wpisów korygujących firma generuje swoje sprawozdania finansowe w siódmym kroku. W przypadku większości firm zestawienia te będą zawierać rachunek zysków i strat, bilans i rachunek przepływów pieniężnych.
Krok 8: Zamykanie książek
Wreszcie, firma kończy cykl rozliczeniowy na ósmym kroku, zamykając swoje księgi na koniec dnia w określonym dniu zamknięcia. Deklaracje końcowe zawierają raport do analizy wyników w danym okresie.
Po zamknięciu cykl rozliczeniowy rozpoczyna się od nowa od nowego okresu sprawozdawczego. Na zakończenie zazwyczaj jest dobry moment na złożenie dokumentacji, zaplanowanie następnego okresu sprawozdawczego i przejrzenie kalendarza przyszłych wydarzeń i zadań.
Dolna linia
Ośmiostopniowy proces cyklu księgowego ułatwia księgowość księgowym i zapracowanym przedsiębiorcom. Pomoże to wyeliminować domysły związane z obsługą czynności księgowych. Pomaga również zapewnić spójność, dokładność i wydajną analizę wyników finansowych.
