Co to jest zakup?
Zaopatrzenie to czynność polegająca na uzyskiwaniu towarów lub usług, zazwyczaj w celach biznesowych. Zamówienia są najczęściej kojarzone z przedsiębiorstwami, ponieważ firmy muszą zabiegać o usługi lub kupować towary, zwykle na stosunkowo dużą skalę.
Zamówienia publiczne zasadniczo odnoszą się do ostatecznego aktu zakupu, ale mogą również obejmować cały proces udzielania zamówień, co może być niezwykle ważne dla przedsiębiorstw, które podjęły decyzję o ostatecznym zakupie. Firmy mogą być po obu stronach procesu zakupowego jako kupujący lub sprzedający, chociaż tutaj koncentrujemy się głównie na stronie firmy, która prosi o zamówienie.
Jak działa zakup
Procesy zaopatrzenia i zaopatrzenia mogą wymagać znacznej części zasobów firmy do zarządzania. Budżety zakupów zazwyczaj zapewniają menedżerom określoną wartość, którą mogą wydać na zakup potrzebnych towarów lub usług. Proces zakupu jest często kluczowym elementem strategii firmy, ponieważ możliwość zakupu określonych materiałów lub usług może decydować o tym, czy działalność będzie opłacalna.
W wielu przypadkach procesy zaopatrzenia będą podyktowane standardami firmy, często scentralizowanymi przez kontrole z działu księgowości zobowiązań. Proces zamówienia obejmuje przygotowanie i przetworzenie żądania, a także końcowe przyjęcie i zatwierdzenie płatności.
Kompleksowo może to obejmować planowanie zakupów, standardy, określanie specyfikacji, badania dostawców, wybór, finansowanie, negocjacje cenowe i kontrolę zapasów. W związku z tym wiele dużych firm może wymagać wsparcia z kilku różnych obszarów firmy w celu udanego zakupu.
Dyrektorzy ds. Zamówień publicznych
Niektóre firmy mogą nawet zdecydować się na zatrudnienie głównego urzędnika odpowiedzialnego za zamówienia, aby poprowadził te wysiłki. Główny urzędnik ds. Zamówień może nadzorować ustanowienie standardów zamówień, współpracować z zobowiązaniami, aby zapewnić integrację standardów zamówień i sprawną płatność, a także służyć zespołom ds. Zamówień podejmującym decyzje dotyczące zamówień, gdy istnieje wiele konkurencyjnych ofert.
Ogólnie rzecz biorąc, koszty zamówień zostaną uwzględnione w rachunkowości finansowej przedsiębiorstwa, ponieważ zamówienia obejmują nabywanie towarów i / lub usług dla celów przychodów przedsiębiorstwa.
Kompleksowo zamówienia mogą obejmować wsparcie z kilku obszarów firmy.
Rachunkowość finansowa
Przetwarzanie zamówień można podzielić i przeanalizować pod różnymi kątami. Firmy i branże będą miały różne sposoby zarządzania zakupami kosztów bezpośrednich i pośrednich. Firmy towarowe, w porównaniu z firmami usługowymi, będą miały różne sposoby zarządzania kosztami.
Bezpośrednie a pośrednie koszty zaopatrzenia
Wydatki bezpośrednie odnoszą się do wszystkiego, co wiąże się z kosztami sprzedaży i produkcji towarów, w tym wszystkich produktów stanowiących część gotowych produktów. W przypadku firm produkcyjnych może to obejmować surowce, komponenty i części. W przypadku firm merchandisingowych będzie to obejmować koszt zakupu towarów od hurtownika w celu sprzedaży.
W przypadku firm usługowych koszty bezpośrednie będą przede wszystkim godzinowymi kosztami pracy pracowników wykonujących usługi. Zamówienia na towary związane z kosztem sprzedanych towarów wpływają bezpośrednio na zysk brutto firmy.
Natomiast zamówienia pośrednie obejmują zakupy niezwiązane z produkcją. Są to zakupy używane przez firmę w celu ułatwienia jej działalności. Pośrednie zamówienia publiczne mogą obejmować szeroki zakres zakupów, w tym artykuły biurowe, materiały marketingowe, kampanie reklamowe, usługi konsultingowe i inne. Firmy będą miały ogólnie różne budżety i procesy zarządzania kosztami bezpośrednimi w porównaniu z kosztami pośrednimi.
Księgowość zakupów towarów a usług
Zaopatrzenie jest częścią procesu wydatków dla wszystkich rodzajów firm, ale firmy z sektora towarów i usług rozliczają przychody i koszty inaczej. W związku z tym rozliczanie zamawianych towarów będzie również różnić się od rozliczania zamawianych usług.
Firmy koncentrujące się na towarach będą musiały zajmować się zaopatrzeniem tych towarów w zapasy. Firmy te przywiązują dużą wagę w tym obszarze do zarządzania łańcuchem dostaw. Firmy oparte na usługach świadczą usługi jako główny generator przychodów, więc niekoniecznie polegają na łańcuchu dostaw w zakresie zapasów, chociaż mogą potrzebować zakupu towarów na usługi oparte na technologii.
Ogólnie rzecz biorąc, koszt sprzedaży dla wielu firm usługowych opiera się na godzinowych kosztach pracy pracowników świadczących usługi, więc zamówienia jako koszt bezpośredni nie są głównym czynnikiem. Jednak firmy oparte na usługach zwykle będą miały wyższe względne koszty pośrednie, ponieważ zazwyczaj zajmują się własnymi zamówieniami jako koszt pośredni poprzez marketing.
Kluczowe dania na wynos
- Zamówienia to czynność polegająca na uzyskiwaniu towarów lub usług. Zamówienia biznesowe wymagają przygotowania, pozyskiwania i przetwarzania płatności, które zwykle obejmują kilka obszarów firmy. Koszty zamówień mogą należeć do kilku różnych kategorii, w zależności od zapotrzebowania na zamówienia. Konkurowanie jest zwykle część większości procesów udzielania zamówień na dużą skalę z udziałem wielu oferentów.
Specjalne uwagi: Licytacja konkurencyjna
Licytacja konkurencyjna jest częścią większości umów biznesowych z udziałem wielu oferentów. Konkurencyjny proces licytacji towarów jest zwykle bardziej uproszczony niż usług. Zamówienia to również termin używany do zakupu towarów i usług w imieniu rządu, który ma własne procedury przetargowe i wymagania.
Konkurencyjne licytowanie wszystkich rodzajów towarów zazwyczaj obejmuje propozycje szczegółowo określające cenę jednostkową, koszty wysyłki i warunki dostawy. Konkurencyjne składanie zamówień na usługi może być bardziej złożone, ponieważ może obejmować wiele rzeczy, w tym zaangażowane osoby, usługi technologiczne, procedury operacyjne, obsługę klienta, szkolenia, opłaty za usługi i inne.
W każdym przypadku prawnik ofert wybiera dostawcę, z którym chce współpracować, zarówno na podstawie operacyjnych aspektów operacyjnych, jak i kosztów. Adwokat jest następnie odpowiedzialny za rozliczanie wydatków w zależności od uzgodnionych towarów lub usług. Agencje rządowe i duże firmy mogą decydować się na pozyskiwanie wniosków o udzielenie zamówienia co roku lub według harmonogramu, aby zapewnić utrzymanie najlepszych relacji dla swojej firmy.
