W przypadku małej firmy z niewielką liczbą transakcji doświadczony właściciel firmy może użyć programu Excel jako zamiennika oprogramowania księgowego. Excel posiada wszystkie narzędzia potrzebne do utworzenia i prowadzenia księgi głównej, ale wymaga solidnego zrozumienia podstawowej rachunkowości i dbałości o szczegóły. Dla właścicieli firm, którzy nie są pewni, czy są gotowi lub dysponują zasobami do inwestowania w oprogramowanie księgowe, Excel może być dobrym miejscem do rozpoczęcia prowadzenia dokumentacji księgowej do momentu zakupu oprogramowania księgowego.
Używanie programu Excel jako księgi głównej
Prosta konfiguracja prowadzenia dokumentacji powinna najpierw zawierać kolumny z datą transakcji, opis transakcji i numer referencyjny, taki jak faktura lub numery czeków. Kolejne kolumny będą zawierać listę wszystkich kont, które będą używane w ciągu roku. Przy wyborze kont należy się zastanowić, ponieważ trudno będzie wrócić i wprowadzić zmiany później. Od lewej do prawej pierwsze wymienione konta powinny być rachunkami zysków i strat, zaczynając od przychodów, a kończąc na wydatkach. Dalej będą rachunki aktywów, następnie rachunki pasywów, a na koniec wszelkie rachunki kapitałowe.
Księga główna korzysta z księgowości z podwójnym wpisem, aby śledzić wszystkie transakcje firmy, i ważne jest, aby dobrze zrozumieć tę koncepcję przed rozpoczęciem korzystania z programu Excel jako księgi głównej.
Co to jest księgowość podwójnego wpisu?
Jeśli jest to nowa spółka, pierwszą transakcją będzie prawdopodobnie kapitał zainwestowany w spółkę. Na przykład powiedzmy, że przedsiębiorca o imieniu Jane postanawia otworzyć warsztat maszynowy. Ma 750 000 USD z oszczędności na rozpoczęcie działalności i otwiera rachunek czeków biznesowych z funduszami.
Stosując koncepcje podwójnego zapisu księgowego, Jane wie, że ta transakcja zwiększy rachunek pieniężny firmy (zapis debetowy) i zostanie zrekompensowana wzrostem rachunku kapitałowego właściciela (zapis kredytowy). W tym systemie Excel wszystkie zapisy polecenia zapłaty powinny być rejestrowane jako wartości dodatnie, a wszystkie zapisy uznania powinny być rejestrowane z wartościami ujemnymi.
W tym przykładzie Jane powinna wprowadzić datę transakcji i opis, np. „Inwestycja kapitałowa”, w pierwszym wierszu arkusza kalkulacyjnego. Następnie umieści dodatnią kwotę 750 000 USD w kolumnie rachunku gotówkowego w arkuszu kalkulacyjnym i ujemną kwotę 750 000 USD w kolumnie konta „Właściciel kapitału” arkusza kalkulacyjnego. Aby zweryfikować liczby, Jane powinna użyć formuły Sum, aby upewnić się, że wszystkie wpisy w każdym wierszu wynoszą zero dolarów.
Stamtąd Jane będzie nadal wprowadzać wiersz dla każdej transakcji. Jeśli kupi sprzęt za gotówkę firmy, Jane dokona transakcji w celu wyświetlenia polecenia zapłaty lub pozytywnego wpisu w kolumnie konta „wyposażenie” oraz kredytu lub wpisu ujemnego w kolumnie konta „gotówkowego”. Jeśli sprzedaje usługi obróbcze klientowi, zapisuje kredyt na koncie „przychód”, a debet na koncie „kapitał własny”.
Na koniec sumę dla każdej kolumny konta należy zsumować u dołu arkusza kalkulacyjnego. Suma wszystkich rachunków dochodów może być dodana do siebie w celu obliczenia bieżącego dochodu netto. Inne kolumny można skonfigurować w razie potrzeby do obliczenia, na przykład, sumy aktywów, sumy pasywów i sumy kapitału własnego.
