Spis treści
- Co to jest formularz I-9?
- Wypełnianie formularza I-9
- Dolna linia
Co to jest formularz I-9?
Zatrudniając nowego pracownika, musisz sprawdzić, czy dana osoba jest uprawniona do pracy w Stanach Zjednoczonych. Po złożeniu oferty pracy (ale nie wcześniej) nowy pracownik musi wykazać uprawnienia do pracy w USA, wypełniając formularz I-9, Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia.
Jako pracodawca Twoim obowiązkiem jest dopilnować, aby ten formularz z US Citizenship and Immigration Services został wypełniony przez pracownika i Ciebie. Zachowaj formularz z innymi dokumentami dotyczącymi zatrudnienia - nie przesyłaj go do rządu.
(Aby uzyskać więcej informacji na temat obowiązków pracodawców przy zatrudnianiu, zobacz „8 rzeczy, których pracodawcy nie mogą pytać”).
Wypełnianie formularza I-9
Formularz I-9 ma na celu uzyskanie informacji od nowych pracowników, które potwierdzają ich kwalifikowalność do legalnej pracy w USA. Żaden pracownik nie jest zwolniony z obowiązku wypełniania formularza.
Formularz I-9 składa się z trzech części:
1. Część I: Dla pracownika, Ustalanie tożsamości
Ta część formularza jest wypełniana przez pracownika. Obejmuje takie informacje, jak imię i nazwisko pracownika, adres, data urodzenia, numer ubezpieczenia społecznego (jeśli dotyczy), adres e-mail i numer telefonu (adres e-mail i numer telefonu są opcjonalne).
Ta część służy również do potwierdzenia - pod karą krzywoprzysięstwa - że osoba jest uprawniona do pracy w Stanach Zjednoczonych, ponieważ jest ona:
- Obywatel Nieposiadający obywatelstwa Stanów Zjednoczonych Legalny rezydent stały Cudzoziemiec uprawniony do pracy w USA Pracownik musi podać datę ważności tego zezwolenia, jeśli dotyczy.
Pracownik będący cudzoziemcem i upoważniony do pracy musi wprowadzić numer rejestracyjny cudzoziemca („numer A”, który jest unikalnym 7-, 8- lub 9-cyfrowym numerem przypisanym cudzoziemcowi) lub numer I-94.
Pracownik musi podpisać formularz i opatrzyć go datą. Fałszywe oświadczenia mogą skutkować karami pieniężnymi i / lub pozbawieniem wolności.
Niektórzy pracownicy mogą potrzebować pomocy w wypełnieniu części formularza. Jeśli pracownik jest małoletni lub niepełnosprawny (lub potrzebuje tłumaczenia), osoba pomagająca w wypełnieniu formularza (przygotowujący i / lub tłumacz) musi również podać swoje imię i nazwisko oraz adres, a także podpisać formularz (również pod karą) krzywoprzysięstwa).
2. Część II: Dla pracodawcy, przegląd dokumentów pracownika
Ta część formularza jest wypełniana przez pracodawcę. Opisuje dokumenty, które pracodawca przejrzał w celu weryfikacji uprawnień do zatrudnienia. Pracodawca powinien podjąć to działanie w ciągu trzech dni od pierwszego dnia zatrudnienia. Pracodawca może - ale nie jest to wymagane - stworzyć kopię przedstawionego dokumentu (dokumentów).
Istnieją trzy listy dokumentów, których można użyć. Rodzaj użytych dokumentów decyduje o części Części II, którą pracodawca musi wypełnić.
Lista A: Dokumenty na tej liście określają zarówno tożsamość pracownika, jak i upoważnienie do zatrudnienia. Pracownik musi przedstawić tylko jedną z następujących formularzy, aby spełnić wymaganie dotyczące dokumentu:
- Paszport amerykański (lub kod paszportu USA) Karta stałego pobytu („zielona karta”) lub karta potwierdzająca rejestrację cudzoziemca (technicznie zielona karta to formularz I-551) Paszport zagraniczny z tymczasowym stemplem I-551 Dokument zezwolenia na zatrudnienie zawierający zdjęcie (Formularz I-766) W przypadku cudzoziemca niebędącego imigrantem uprawnionego do pracy: paszport zagraniczny i formularz I-94 (lub 94A) oraz potwierdzenie statusu nieimigracyjnego cudzoziemca, o ile nie wygasł Paszport ze Sfederowanych Stanów Mikronezji, Republika Wysp Marshalla
Lista B: Dokumenty na tej liście pokazują tożsamość pracownika. Jeśli pracownik nie ma dokumentu z listy A, musi przedstawić jeden dokument z listy B plus jeden dokument z listy C (poniżej).
- Prawo jazdy lub dowód osobisty wydany przez państwo (o ile zawiera dokument tożsamości ze zdjęciem i inne dane osobowe) Dowód szkolny ze zdjęciem Karta rejestracyjna wyborcy karta wojskowa lub karta projektu Dowód osobisty zależny od wojska Karta Coast Guard Merchant Marine Natywny amerykański dokument plemienny Licencja kierowcy wydana przez kanadyjski organ rządowy
W przypadku nieletnich (w wieku poniżej 18 lat), którzy nie mogą przedstawić jednego z dokumentów z listy B, do dokumentów alternatywnych, które są dopuszczalne w celu potwierdzenia tożsamości pracownika, należą dokument szkolny lub karta raportu; dokumentacja klienta, lekarza lub szpitala; lub zapis dotyczący dziennej opieki lub przedszkola.
Lista C: Ten dokument stanowi upoważnienie pracownika do pracy w Stanach Zjednoczonych. Ponownie, jeśli pracownik nie może przedstawić dokumentu z listy A, musi przedstawić go z listy B i jeden z listy C.
- Karta z numerem rachunku ubezpieczenia społecznego (chyba że karta mówi: nieważna na zatrudnienie, ważna tylko na pracę z upoważnieniem INS lub ważna tylko na pracę z upoważnieniem DHS) Zaświadczenie o urodzeniu za granicą wydane przez Departament Stanu (formularz FS-545) raportu urodzenia wydanego przez Departament Stanu (formularz DS-1350) Oryginalna lub poświadczona kopia aktu urodzenia wydanego przez stan, powiat, władze miejskie lub terytorium USA, który ma oficjalną pieczęć Native American plemienny dokument USA. dowód osobisty (formularz I-197) Dowód osobisty do użytku obywatela będącego rezydentem w Stanach Zjednoczonych (formularz I-179) Dokument upoważnienia do pracy wydany przez Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego
Podobnie jak w przypadku pracownika, pracodawcy muszą zaświadczyć pod karą krzywoprzysięstwa, że sprawdzili niezbędne dokumenty, wierzą, że są autentyczni i wierzą, zgodnie z ich najlepszą wiedzą, że pracownik jest upoważniony do pracy w Stanach Zjednoczonych Oprócz podpisania sekcja certyfikacji, pracodawca musi odnotować pierwszy dzień zatrudnienia pracownika, a także inne informacje o pracodawcy (nazwa firmy, tytuł osoby podpisującej formularz i adres firmy).
3. Część III: Dla pracodawcy podczas ponownego zatrudnienia
Ta część formularza jest również wypełniana tylko przez pracodawcę, ale jest wykorzystywana tylko w przypadku ponownej weryfikacji przy ponownym zatrudnianiu pracownika. Jeśli pracownik zostanie ponownie zatrudniony w ciągu trzech lat od daty pierwszej I-9, pracodawca może zdecydować się na wypełnienie tej sekcji lub nowej I-9.
Jeśli konieczne jest wypełnienie tej części, wówczas pracodawca podaje jedynie imię i nazwisko pracownika (lub nowe nazwisko, jeśli pracownik zmienił nazwisko) i datę ponownego zatrudnienia. Jeżeli poprzednie zezwolenie na pracę wygasło, ale teraz zostało przedłużone, wprowadź informacje o dokumencie ustanawiającym takie upoważnienie (tytuł dokumentu, numer i data ważności nowego zezwolenia na zatrudnienie).
Podobnie jak w przypadku innych części, pracownik musi podpisać pod karą krzywoprzysięstwa, że uważa, że przedstawiony dokument jest autentyczny i że pracownik jest upoważniony do pracy w Stanach Zjednoczonych.
Dolna linia
Pracodawcy muszą zachować I-9 przez późniejsze trzy lata od daty zatrudnienia lub rok po zakończeniu zatrudnienia. Od czasu do czasu rząd federalny może sprawdzać twoją dokumentację zatrudnienia. Jeśli nie uda ci się wyprodukować I-9, możesz podlegać sankcjom cywilnym i / lub karnym. Znajdź więcej informacji na temat I-9 w „Podręczniku dla pracodawców: instrukcje dotyczące wypełniania formularza I-9”. W przypadku dalszych pytań dotyczących I-9 możesz również skonsultować się z prawnikiem ds. Prawa pracy.
(Właściciele firm mogą być również zainteresowani „Wypełnianie formularzy 1099” i „Wypełnianie formularzy 4562, krok po kroku.”)
