Dzienniki ogólne a księgi główne: przegląd
Jeśli chodzi o śledzenie finansów firmy, system podwójnego zapisu, który korzysta zarówno z księgi głównej, jak i dziennika ogólnego, jest prawdopodobnie najlepszą metodą śledzenia ogólnych statystyk oraz zapewnienia płynności i rentowności operacji. Aby jednak naprawdę zrozumieć, jak działa system ewidencji księgowej z podwójnym wpisem, należy najpierw docenić różne funkcje związane z dwoma kluczowymi komponentami: księgami głównymi i dziennikami ogólnymi.
Kluczowe dania na wynos
- Dziennik ogólny odnosi się do księgi z oryginalnym wpisem, w której księgowi i księgowi rejestrują transakcje biznesowe w celu, zgodnie z datą wystąpienia zdarzeń. Księga główna śledzi pięć znaczących pozycji księgowych: aktywa, pasywa, kapitał właściciela, przychody i wydatki. Postęp technologiczny sprawił, że większość ludzi nie musi utrzymywać każdej księgi rachunkowej osobno.
Dzienniki ogólne
Po prostu zdefiniowane, dziennik ogólny odnosi się do księgi oryginalnej pozycji, w której księgowi i księgowi rejestrują transakcje biznesowe, w kolejności, zgodnie z datą wystąpienia zdarzeń. Arkusz ogólny to pierwsze miejsce, w którym zapisywane są dane, a każda strona w elemencie zawiera kolumny dzielące daty, numery seryjne, a także zapisy debetowe lub kredytowe. Niektóre organizacje prowadzą wyspecjalizowane dzienniki, takie jak dzienniki zakupów lub dzienniki sprzedaży, które rejestrują tylko określone rodzaje transakcji.
Pomimo postępu w technologii oprogramowania, zawsze będzie potrzeba rejestrowania nietypowych transakcji w dziennikach ogólnych, takich jak sprzedaż aktywów, nieściągalne zadłużenie i amortyzacja.
Po zarejestrowaniu transakcji w dzienniku ogólnym kwoty są następnie księgowane na odpowiednich kontach, takich jak należności, wyposażenie i transakcje gotówkowe.
Księgi główne
Księga główna to książka lub plik, którego księgowi używają do rejestrowania wszystkich odpowiednich kont. Księga główna śledzi pięć istotnych pozycji księgowych: aktywa, pasywa, kapitał właściciela, przychody i wydatki. Każde konto to dwukolumnowy stół w kształcie litery T. Księgowy zazwyczaj umieszcza tytuł konta na górze „T” i zapisuje wpisy debetowe po lewej stronie i wpisy kredytowe po prawej stronie. Księga główna czasami wyświetla dodatkowe kolumny dla danych szczegółowych, takich jak opis transakcji, data i numer seryjny. Transakcje z dzienników ogólnych są księgowane na kontach księgi głównej, a następnie salda są obliczane i przenoszone z księgi głównej do salda próbnego.
Uwagi specjalne
Obecnie większość organizacji korzysta z oprogramowania do rejestrowania transakcji w księgach głównych i dziennikach, co znacznie usprawniło te podstawowe czynności związane z prowadzeniem dokumentacji. W rzeczywistości większość programów księgowych utrzymuje centralne repozytorium, w którym można rejestrować pozycje księgi i zapisów księgowych. Postęp technologiczny sprawia jednak, że rejestrowanie transakcji jest łatwiejsze i mniej uciążliwe, i nie trzeba osobno prowadzić każdej księgi rachunkowej. Osoba wprowadzająca dane do dowolnego modułu oprogramowania księgowego lub księgowego firmy może nawet nie wiedzieć o tych repozytoriach. W wielu aplikacjach osoba wprowadzająca dane musi tylko kliknąć menu rozwijane, aby wprowadzić transakcję do księgi głównej lub dziennika.
