Noty debetowe są formą dowodu, że jedna firma utworzyła legalną pozycję debetową w trakcie pracy z inną firmą. Może się to zdarzyć, gdy nabywca zwraca materiały dostawcy i musi zweryfikować zwróconą kwotę. W takim przypadku nabywca wystawia notę debetową odzwierciedlającą transakcję księgową.
Firma może wystawić notę debetową w odpowiedzi na otrzymaną notę kredytową. Błędy (często odsetki i opłaty) na fakturze sprzedaży, zakupu lub pożyczki mogą skłonić firmę do wystawienia noty debetowej, aby pomóc naprawić błąd.
Kluczowe dania na wynos
- Nota debetowa to pisemna transakcja, w której stwierdza się, że jedna firma podjęła działania finansowe w wyniku transakcji z inną firmą; nota odpowiada notie debetowej w dzienniku księgowym. Transakcje między przedsiębiorstwami wykorzystują zarówno noty debetowe, jak i kredytowe; wszystkie noty są opatrzone datą, zawierają numer seryjny, opis transakcji, szczegóły zwrotu i podpisy zaangażowanych osób. Faktura niewystarczająca, którą dostawca chciał później naprawić, byłaby typowym przykładem noty debetowej; sklep zwracający produkty swojemu dostawcy i chcący otrzymać zwrot kosztów byłby kolejnym przykładem.
Noty debetowe w transakcjach
Noty debetowe i kredytowe prawie zawsze biorą udział w transakcjach między przedsiębiorstwami (B2B). Odpowiadają zapisom debetowym i kredytowym w dziennikach księgowych, które dodatkowo służą jako dowód wcześniejszej transakcji biznesowej. Mogą być również nazywane notami debetowymi.
Noty debetowe zwykle zawierają te same informacje ogólne: datę noty, numer seryjny, krótki opis poprzedniej transakcji biznesowej, szczegóły zwróconych towarów (w tym podatki od sprzedaży i odniesienie do faktury) oraz podpisy odpowiedniej firmy władze.
Najprawdopodobniej usłyszysz o notie debetowej po wystawieniu zafakturowanej faktury. Załóżmy, że dostawca wysłał klientowi materiały o wartości 10 000 USD, ale wysłał fakturę za 9 500 USD. Po zdaniu sobie sprawy z błędu dostawca może przedłożyć klientowi notę debetową w wysokości 500 USD, aby rozwiązać problem i wprowadzić odpowiednie korekty w dokumentacji księgowej.
Noty debetowe, noty debetowe, pokwitowania debetowe i faktury mają podobny charakter i wszystkie są legalnymi dokumentami wykazującymi transakcje finansowe między przedsiębiorstwami; jednakże termin „kwit debetowy” jest rzadko, jeśli w ogóle, używany w transakcjach B2B.
Potwierdzenia zapłaty
Istnieje pewna dwuznaczność między terminami „nota debetowa” i „pokwitowanie obciążenia”. Czasami paragon debetowy jest używany zamiennie z notą debetową - innym razem paragony debetowe służą jedynie opisaniu pisemnych zapisów potwierdzających, że klient jest winien pieniądze firmie. Rzadko widuje się termin pokwitowanie zapłaty w przypadku transakcji B2B.
Faktury
Nota debetowa lub pokwitowanie zapłaty jest bardzo podobne do faktury. Główna różnica polega na tym, że faktury zawsze pokazują sprzedaż, w której noty debetowe i pokwitowania debetowe odzwierciedlają korekty lub zwroty z transakcji, które już miały miejsce.
Noty debetowe można również zastąpić tradycyjnymi fakturami, gdy dostarczany jest towar lub usługa, które wykraczają poza zwykły zakres działalności. Pomaga to odróżnić transakcję dla obu działów księgowych, a także powstrzymuje firmę wystawiającą przed tworzeniem nowego rodzaju faktury.
Transakcje B2B są zazwyczaj oparte na przedłużeniu kredytu, w którym sprzedawca wysyła przesyłkę do firmy przed otrzymaniem zapłaty, a następnie fakturuje ją na kwotę należną po dostawie; polecenia zapłaty i kredyty są metodą księgową stosowaną do śledzenia tych transakcji.
Zwroty materiałów
Pomyśl o notach debetowych jako o roszczeniach z tytułu błędów biznesowych. W przypadku towarów zwróconych od nabywcy do sprzedawcy lub dostawcy nota debetowa pokazuje zmianę w księgach nabywcy (dziennikach księgowych) i żąda zwrotu kredytu. Dostawca / sprzedawca często wysyła notę kredytową jako dowód cofnięcia.
Rozważmy na przykład przypadek, w którym firma XYZ zwraca materiał swojemu dostawcy, firmie ABC. Aby udowodnić kwotę, którą należy zwrócić, XYZ sporządza notę debetową. Pierwotny zakup dotyczył 5000 USD, więc nota debetowa powinna odzwierciedlać koszt materiałów oraz lokalne stawki podatku od sprzedaży. Podatki i koszty towarów powinny zawsze być osobnymi pozycjami w nocie.
Po otrzymaniu ABC powinien utworzyć małą notę kredytową jako dowód zrozumienia, a następnie przystąpić do zwrotu (lub zaoferowania kredytu) XYZ (o ile nota debetowa zawierała prawidłowe informacje).
Należne odsetki / prowizje
Załóżmy, że jedna firma jest winna odsetki wierzycielowi lub prowizję od strony trzeciej za świadczone usługi. W takim przypadku nota debetowa jest zwykle wydawana w celu odpowiedzi na otrzymaną notę kredytową, ale dłużnik zawsze może wystawić jedną niezapowiedzianą.
Noty obciążeniowe z tytułu prowizji są wspólne dla spółek dominujących i spółek zależnych. Należności z tytułu not debetowych można wykorzystać do korekty wcześniejszych płatności lub jako prostą formę prowadzenia dokumentacji.
