Co to jest wirtualny pokój danych?
Wirtualny pokój danych (VDR), zwany także pokojem transakcyjnym, jest bezpiecznym repozytorium online do przechowywania i dystrybucji dokumentów. Jest zwykle wykorzystywany podczas procesu due diligence poprzedzającego fuzję lub przejęcie w celu przeglądu, udostępniania i ujawniania dokumentacji spółki.
Zrozumienie wirtualnych pomieszczeń danych
Wirtualne pokoje danych coraz częściej zastępują fizyczne pokoje danych tradycyjnie wykorzystywane do ujawniania i udostępniania dokumentów. Dzięki globalizacji biznesu i zwiększonej kontroli w celu zmniejszenia kosztów wirtualne pokoje danych są atrakcyjną alternatywą dla fizycznych pomieszczeń danych. Wirtualne pokoje danych są szeroko dostępne, natychmiast dostępne i bezpieczniejsze. W miarę narastania obaw związanych z bezpieczeństwem i narastania incydentów związanych z naruszeniami dostawcy VDR opracowują bardziej wyrafinowane i niezawodne bazy danych. Wstępne oferty publiczne (IPO), audyty oraz partnerstwa lub inne firmy, które muszą współpracować i dzielić się informacjami, będą korzystać z wirtualnych pomieszczeń danych.
Wykorzystanie wirtualnych pomieszczeń danych
Procedury fuzji i przejęć (M&A) są najczęstszym zastosowaniem VDR. Te repozytoria zapewniają miejsce do przeprowadzenia należytej staranności potrzebnej podczas finalizacji transakcji. Te transakcje biznesowe obejmują duże ilości dokumentów, z których wiele jest poufnych i zawierają poufne informacje. Korzystanie z VDR to bezpieczny i niezawodny sposób dla wszystkich zainteresowanych stron na przeglądanie i wymianę dokumentów podczas negocjacji.
Firmy często współpracują ze sobą, aby wytwarzać i wytwarzać produkty podczas budowy budynku i oferować usługi. Nawiązanie i utrzymanie tych relacji biznesowych wymaga umów i częstej transmisji danych. Wirtualne sale danych zapewniają przechowywanie tych umów i udostępniają łatwo dostępne dokumenty potrzebne do kontynuacji współpracy biznesowej. Na przykład zmiany wprowadzone w projektach konstrukcji przez inżyniera są natychmiast dostępne dla wszystkich wykonawców zaangażowanych w projekt.
Audyt praktyk firmowych, zgodności i rachunków jest powszechną praktyką we wszystkich firmach. Proces ten często stanowi problem, ponieważ pracownicy muszą wchodzić w interakcje z zewnętrznymi organami regulacyjnymi i regulacyjnymi. Ponadto dzisiaj wiele firm ma biura w odległych lokalizacjach i na całym świecie w różnych strefach czasowych. Korzystanie z wirtualnego pokoju danych umożliwia prawnikom, księgowym, wewnętrznym i zewnętrznym organom regulacyjnym oraz innym zainteresowanym stronom uzyskanie scentralizowanego punktu dostępu. Zapewnienie centralnego systemu zmniejsza liczbę błędów i czas. Zapewnia również przejrzystość komunikacji. W zależności od rodzaju audytu poziom dostępu i uprawnienia są różne.
Oferowanie pierwszej oferty publicznej (IPO) jest zniechęcającym zadaniem wymagającym niewyobrażalnej ilości formalności. Podobnie jak audyty, przejrzystość jest niezbędna. Firmy muszą tworzyć, wymieniać, przechowywać i zarządzać dużymi ilościami dokumentów. Ze względu na charakter transakcji większość użytkowników będzie miała ograniczony dostęp, na przykład „tylko podgląd”. Możliwość kopiowania, przesyłania dalej lub drukowania może być zabroniona.
Alternatywa dla VDR
Chociaż wirtualne pokoje danych oferują wiele korzyści, nie są odpowiednie dla każdej branży. Na przykład niektóre rządy mogą nadal korzystać z fizycznych pomieszczeń danych do wysoce poufnej wymiany informacji. Szkody spowodowane potencjalnymi cyberatakami i naruszeniami danych przewyższają korzyści oferowane przez wirtualne pokoje danych. Skutki takich zdarzeń mogą być katastrofalne, jeśli strony zagrażające uzyskają dostęp do informacji niejawnych. W takich przypadkach użycie VDR nie będzie brane pod uwagę.
