Uzgodnienie to podstawowy proces konta, który zapewnia, że faktycznie wydane pieniądze odpowiadają pieniądzom wychodzącym z konta na koniec okresu obrachunkowego. Jest to szczególnie ważne dla firm i osób fizycznych w celu kontrolowania oszukańczych działań i zapobiegania błędom w sprawozdaniach finansowych.
Na koniec każdego miesiąca i kwartału podatkowego dobrym pomysłem jest uzgodnienie konta. Podczas uzgadniania konta firmy i osoby fizyczne udowadniają, że każda transakcja sumuje się z prawidłowym saldem konta końcowego. Zasadniczo istnieją dwa sposoby uzgadniania konta: przeglądanie dokumentów i przeglądanie danych analitycznych.
Przegląd dokumentacji
Przegląd dokumentacji jest powszechnym procesem uzgadniania rachunków. Ten proces sprawdza odpowiednią kwotę dla każdej transakcji i określa, czy kwota na koncie odpowiada faktycznie wydanej kwocie. Załóżmy na przykład, że odpowiedzialna osoba zachowuje wszystkie rachunki i lubi mieć pewność, że wydane pieniądze trafią we właściwe miejsca, ale zauważy kilka nowych opłat na rachunku karty kredytowej.
Opłaty te są niewielkie i lekceważą je, zakładając, że są to wydatki na lunch. Następnie sprawdzają firmę obciążającą kartę kredytową i zauważają, że nie ma żadnych wpływów od tej firmy. Osoba ta dzwoni do wystawcy karty kredytowej w celu zakwestionowania tego i stwierdza, że dane karty kredytowej są zagrożone z powodu przestępcy, który zebrał informacje od firmy. Firma wydająca karty kredytowe i firma zwracają im nieprawidłowe opłaty. To aktywne uzgadnianie konta pozwoliło na anulowanie karty kredytowej i powstrzymanie wszelkiej nieuczciwej działalności.
Przegląd Analytics
Przegląd Analytics to kolejny typowy proces, z którego osoby fizyczne lub firmy mogą korzystać w celu uzgadniania konta. W ramach tego procesu firmy szacują rzeczywistą kwotę, która powinna znajdować się na kontach, na podstawie wcześniejszych poziomów aktywności konta. Ten proces jest ważny dla firm w celu sprawdzenia pod kątem nieuczciwych działań lub błędów bilansu.
Na przykład firma inwestycyjna ABC nieruchomości kupuje około pięciu budynków na rok obrotowy, w oparciu o poprzednie poziomy działalności. Firma co roku uzgadnia swoje konto, aby sprawdzić wszelkie rozbieżności. W tym roku zauważa, że szacunkowa kwota jego oczekiwanego salda na rachunku jest zmniejszona o jedną całość. Na podstawie wcześniejszych operacji na koncie i zakupów szacuje, że jego zobowiązania powinny wynosić 5 milionów USD. Rzeczywiste saldo zobowiązań wynosi 48 milionów USD za rok, co stanowi poważną rozbieżność w ich saldach. Księgowy firmy ABC dokonuje przeglądu swojego bilansu i stwierdza, że księgowy wprowadził dodatkowe zero na koniec swoich rachunków przypadkowo płatnych. Księgowy koryguje zobowiązania do 4, 8 miliona USD, co stanowi przybliżoną kwotę do oszacowania.
