Co to jest potwierdzenie negatywne?
Potwierdzenie negatywne to list lub dokument z prośbą, aby odbiorca odpowiedział na nadawcę tylko wtedy, gdy wystąpił problem z zawartością wiadomości lub odbiorca chciał zrezygnować ze zdarzenia, do którego skierował list.
Negatywne listy potwierdzające mogą być używane w wielu rodzajach sytuacji biznesowych i często są stosowane w branży usług finansowych. Celem tej komunikacji jest zmniejszenie liczby otrzymywanych odpowiedzi, które organizacja otrzymuje w odpowiedzi na list wysłany do bazy klientów. W sytuacji negatywnego potwierdzenia lub negatywnej zgody firma lub podmiot wysyłający wiadomość otrzymuje odpowiedzi tylko z głosów „nie”, w przeciwieństwie do odpowiedzi wszystkich bez względu na ich zdanie.
Zrozumienie negatywnego potwierdzenia
Negatywne potwierdzenia są często wykorzystywane przez audytorów i obejmują dokument wysłany do próbki klientów firmy, prosząc ich o odpowiedź tylko wtedy, gdy znajdą rozbieżność między ich księgami a rachunkiem zapisanym w sprawozdaniach finansowych kontrolowanej firmy. Potwierdzenie negatywne jest zwykle stosowane, gdy kontrole księgowe firmy miały w przeszłości bardzo niewiele błędów, a zatem są uważane za silne. Firma jest proszona o ponowne sprawdzenie numerów i potwierdzenie tylko w przypadku rozbieżności.
Wysłanie negatywnego potwierdzenia w odróżnieniu od pozytywnego potwierdzenia, które wymaga odpowiedzi, może zaoszczędzić czas, który można poświęcić na śledzenie odpowiedzi i reagowanie na niereagujących odbiorców. Potwierdzenie negatywne jest jedynie sposobem, aby księgowy upewnił się, że obie firmy zgłaszają te same liczby.
Kluczowe dania na wynos
- Potwierdzenie negatywne to list lub dokument z prośbą, aby odbiorca odpowiedział na nadawcę tylko wtedy, gdy wystąpił problem z zawartością wiadomości lub odbiorca chciał zrezygnować ze zdarzenia, do którego skierował list. Negatywne listy potwierdzające są często używane w branży usług finansowych, w tym księgowych chcących zweryfikować informacje finansowe klienta. Negatywne potwierdzenia pomagają zmniejszyć liczbę otrzymywanych odpowiedzi, które organizacja otrzymuje w odpowiedzi na list wysłany do bazy klientów.
Przykłady negatywnych potwierdzeń
Potwierdzenia negatywne mają wiele zastosowań, które obejmują zarówno księgowych, jak i firmy świadczące usługi finansowe.
Plany emerytalne pracowników
Negatywne listy potwierdzające są często wysyłane z planami 401 (k), które mają funkcję automatycznej eskalacji. Dzięki automatycznej eskalacji odsetek wypłaty pracownika składanej na każdy okres wypłaty jest automatycznie zwiększany co roku.
Celem tego automatycznie rosnącego wskaźnika oszczędności jest pomoc ludziom w oszczędzaniu większej ilości pieniędzy na emeryturę. Miesiąc przed eskalacją prowadzący rejestr wysyła negatywne potwierdzenie lub pismo z negatywną zgodą. Pismo informuje uczestnika, że eskalacja składki nastąpi, chyba że uczestnik skontaktuje się z prowadzącym rejestr 401 (k) i nie zdecyduje się na podwyżkę, aby utrzymać swoją bieżącą stawkę składki.
Rozliczanie przychodów
Negatywne żądanie można również wykorzystać do rozliczenia sprzedaży u producenta samochodu. Według książek producent sprzedał dealerowi 200 samochodów za łączną kwotę 6 milionów USD. Negatywny list potwierdzający informowałby, że jeśli kwota 6 milionów dolarów była dokładna, nie trzeba odpowiadać. Gdyby jednak kwota przychodów wyniosła zaledwie 5 milionów USD, producent musiałby powiadomić księgowego o rozbieżnościach w księgach dealerskich.
Potwierdzenia negatywne to profesjonalny sposób powiedzenia „nie odpowiadaj mi, chyba że wystąpi problem”.
